Yrke kontorsassistent

Kontorsassistenter ansvarar för att utföra administrativa uppgifter och kontorsarbete samt stödja verksamheten inom en viss avdelning. De bistår all övrig administrativ personal såsom sekreterare och assistenter genom att sortera post, lämna in formulär och dokument, svara i telefon, välkomna kunder/klienter, boka möten och servera drycker.

Vill du veta vilken typ av karriär och yrken som passar dig bäst? Ta vårt kostnadsfriakod karriärstest Holland och ta reda på det.

Personlighetstyp

• Konventionella / Sociala

Relaterade yrken kontorist

• Arkivarie
• Avdelningschef, administrativa tjänster
• Biträde för nya kunder
• Faktureringspersonal
• Förman för kontorspersonal
• Formulärsifyllningsassistent
• Försäkringstjänsteman
• Försäljningsassistent
• Fraktexpeditör
• Inköpsbiträde
• Kodare
• Kontorist arbetande med räkningar
• Kontorist, övrigt
• Kredittjänsteman
• Lagerbiträde
• Lånehandläggare
• Lönehandläggare
• Mäklarassistent
• Marknadsföringsassistent
• Materialplanerare
• Ordermottagare
• Orderplanerare
• Personalassistent
• Produktionsplanerare
• Redovisningspersonal
• Sekreterarassistent
• Statistikbiträde
• Vägare

Kunskap

• Företagspolicyer

  Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

• Konfidentiell information

  De mekanismer och bestämmelser som möjliggör selektiv tillträdeskontroll och garanterar att endast godkända parter (personer, processer, system och anordningar) har tillgång till data, sättet att följa konfidentiell information och riskerna för bristande regelefterlevnad.

Färdigheter

• Organisera bokningar för kontorspersonal

  Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.

• Använda grammatik- och stavningsregler

  Använda grammatik- och stavningsregler och säkerställa följdriktighet i alla texter.

• Ordna affärshandlingar

  Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.

• Dela ut post och brev

  Distribuera brevväxling, tidningar, paket och privata meddelanden till kunder.

• Kommunicera med kunder

  Svara och kommunicera med kunder på ett maximalt effektivt och ändamålsenligt sätt för att möjliggöra för dem att få tillgång till önskade produkter eller tjänster, eller ge annan hjälp som de kan behöva.

• Behandla åtgärdsinstruktioner

  Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

• Sprida interna meddelanden

  Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.

• Underlätta tillgång till information

  Förbereda handlingar för arkivering och tillse enkel tillgång till informationen.

• Utföra rutinmässiga kontorsuppgifter

  Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.

• Kommunicera via telefon

  Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.

• Föra korrespondensregister

  Sortera korrespondens och bifoga tidigare korrespondensregister eller -filer med inkommande post.

• Fylla i formulär

  Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.

• Utarbeta kundkorrespondens

  Göra utkast till, utarbeta och skicka ut korrespondens till kunder med information till kunder om obetalda räkningar, marknadsföringsmaterial, ursäkter eller gratulationsbrev.

• Hantera paket och leveranser

  Administrera levererade paket och se till att alla når sin destination i tid.

• Anpassa innehåll till form

  Anpassa formen och innehållet för att se till att de passar ihop.

• Hantera post

  Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.

• Vidarebefordra korrespondens till företagsavdelningar

  Klassificera inkommande korrespondens, välja ut prioriterade försändelser och paket och distribuera dem till företagets olika avdelningar.

• Sprida meddelanden till personer

  Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

• Bearbeta data

  Mata in information i ett system för datalagring och dataåtkomst med hjälp av bland annat skanning, manuell inskrivning via tangentbord eller elektronisk dataöverföring för att bearbeta stora mängder data.

• Arkivera dokument

  Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.

• Använda kontorssystem

  Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.

• Använda olika kommunikationskanaler

  Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.

Source: Sisyphus ODB