Profissão Secretário / Secretária

Os secretários desempenham uma série de tarefas administrativas para ajudar a manter o bom funcionamento de uma organização. Atendem o telefone, redigem e enviam mensagens de correio eletrónico, controlam as agendas, organizam marcações, recebem mensagens, arquivam documentos, organizam e prestam apoio a reuniões e gerem bases de dados.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Empreendedor

Profissões relacionadas secretária

• Assistente pessoal
• Gerente de escritório
• Outras secretárias
• Secretária administrativa
• Secretária de equipe ou de departamento
• Secretária de projetos
• Secretária do departamento jurídico
• Secretária especializada no registro de atas
• Secretária executiva
• Secretária ou recepcionista da áreas médica

Conhecimentos

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Assegurar secretariado e economato no escritório

  Gerir o calendário de reservas para conferências e reuniões de natureza interna ou externa. Fazer compras e reservar reservas para viajar ou acolher pessoal de escritório.

• Preencher documentos

  Criar um sistema de arquivo. Elaborar um catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Redigir mensagens de correio eletrónico em empresas

  Preparar, compilar e redigir mensagens de correio eletrónico com as informações apropriadas e utilizando uma linguagem adequada a comunicações internas ou externas.

• Processar correspondência

  Processar correspondência tendo em consideração as questões relacionadas com a proteção de dados, os requisitos de saúde e segurança e as especificações dos diferentes tipos de correspondência.

• Realizar atividades rotineiras de escritório

  Programar, preparar e realizar atividades necessárias no dia a dia em escritórios, como o tratamento de correspondência, a receção de materiais, a atualização de gestores e trabalhadores e a manutenção normal das operações.

• Monitorizar ausências de pessoal

  Manter uma visão geral das férias, das baixas por doença e das ausências dos trabalhadores, registá-las na agenda e arquivar os documentos e certificados necessários.

• Manter sistemas de comunicação interna

  Manter um sistema de comunicação interna eficaz entre os trabalhadores e os diretores de departamento.

• Gerir agendas de pessoal

  Programar e confirmar reuniões de pessoal de escritório, na sua maioria gestores e diretores, com entidades externas.

• Utilizar os programas do Microsoft Office

  Possuir a capacidade de trabalhar com os programas padrão contidos no Microsoft Office com um nível de capacidade adequado. Criar um documento e fazer a formatação básica, inserir quebras de página, criar cabeçalhos ou rodapés, introduzir gráficos, criar índices gerados automaticamente e preparar cartas a partir de uma base de dados de endereços (geralmente em Excel). Criar folhas de cálculo automático, criar imagens e ordenar e filtrar tabelas de dados.

• Seguir instruções dadas com um determinado objetivo

  Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

• Divulgar comunicações internas

  Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

• Comunicar por telefone

  Estabelecer contactos por telefone, fazendo e atendendo chamadas de forma atempada, profissional e educada.

• Manter registos de atividades

  Organizar e classificar os registos de relatórios elaborados e a correspondência relacionada com o trabalho realizado e os registos de progresso das tarefas.

• Comunicar os horários

  Transmitir informações relevantes sobre horários. Apresentar o calendário às pessoas relevantes e informá-las de quaisquer alterações de calendário. Aprovar os horários e verificar se todos compreenderam as informações que lhes foram transmitidas.

• Preencher formulários

  Preencher formulários de natureza diferente com informação precisa, de forma legível e em tempo útil.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

• Organizar documentos da empresa

  Organizar os documentos provenientes da fotocopiadora, a correspondência ou as atividades diárias das empresas.

Source: Sisyphus ODB