Profissão Responsável de escritório

Os responsáveis de escritório supervisionam o trabalho administrativo que os empregados de escritório têm de desempenhar em vários tipos de organizações ou associações. Exercem atividades de microgestão e vigiam de perto os processos administrativos, como o controlo da correspondência, a conceção de sistemas de arquivo, a revisão e aprovação de requisições, a atribuição e a monitorização de funções administrativas. Reportam aos gestores do mesmo departamento ou aos gestores gerais das empresas, em função da sua dimensão.

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Tipo de personalidade

• Empreendedor / Convencional

Profissões relacionadas secretária

• Assistente pessoal
• Outras secretárias
• Secretária (geral)
• Secretária administrativa
• Secretária de equipe ou de departamento
• Secretária de projetos
• Secretária do departamento jurídico
• Secretária especializada no registro de atas
• Secretária executiva
• Secretária ou recepcionista da áreas médica

Conhecimentos

• Software de gestão para escritórios

  As características e o funcionamento de programas de software para tarefas de escritório, tais como processamento de texto, folhas de cálculo, apresentação, correio eletrónico e base de dados.

• Gestão de custos

  O processo de planeamento, acompanhamento e ajustamento das despesas e receitas de uma empresa, a fim de alcançar a eficiência em termos de custos e a capacidade.

Competências

• Criar um ambiente de trabalho de melhoria contínua

  Trabalhar com práticas de gestão como a melhoria contínua e a manutenção preventiva. Prestar atenção aos princípios de resolução de problemas e de trabalho em equipa.

• Redigir relatórios relacionados com o trabalho

  Elaborar relatórios relacionados com o trabalho que sustentem uma gestão eficaz das relações e um elevado nível de documentação e manutenção de registos. Redigir e apresentar resultados e conclusões de forma clara e inteligível, para que sejam compreensíveis para um público não especializado.

• Gerir necessidades de artigos de papelaria

  Controlar, analisar e fornecer artigos de papelaria suficientes e necessários para permitir o funcionamento correto das instalações.

• Implementar governação empresarial

  Aplicar um conjunto de princípios e mecanismos através dos quais uma organização é gerida e dirigida, estabelecer procedimentos de informação, controlo de fluxo e tomada de decisões, distribuir direitos e responsabilidades entre departamentos e indivíduos, estabelecer objetivos empresariais e monitorizar e avaliar ações e resultados.

• Utilizar diferentes canais de comunicação

  Utilizar vários tipos de canais de comunicação, como a comunicação oral, manuscrita, digital e telefónica, a fim de construir e partilhar ideias ou informações.

• Delegar atividades

  Delegar atividades e tarefas a terceiros, de acordo com a capacidade, o nível de preparação, a competência e o âmbito jurídico da prática. Assegurar que as pessoas compreendem o que devem fazer e quando devem fazê-lo.

• Gerir os vários sistemas de administração quotidiana da empresa

  Manter a gestão e a operacionalidade dos vários sistemas de administração quotidiana necessários para o bom funcionamento diário da empresa, tais como sistemas de comunicação internos, software de utilização comum no interior da empresa e redes empresariais.

• Desempenhar funções administrativas

  Desempenhar funções administrativas, tais como arquivo, datilografia de relatórios e gestão da correspondência.

• Dar instruções a pessoal

  Dar instruções aos subordinados recorrendo a diferentes técnicas de comunicação. Ajustar o estilo de comunicação ao público-alvo, a fim de transmitir as instruções conforme pretendido.

• Fazer a gestão de equipamentos de escritório

  Observar, analisar e fornecer os equipamentos necessários em escritórios e instalações para o bom funcionamento das operações. Preparar equipamentos, tais como dispositivos de comunicação, computadores, faxes e fotocopiadoras.

• Utilizar sistemas de escritório

  Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

• Gerir sistemas administrativos

  Assegurar que os sistemas, processos e bases de dados administrativos são eficientes e bem geridos e constituem a base sólida para trabalhar em conjunto com o funcionário/pessoal/profissional administrativo.

• Analisar capacidades dos recursos humanos

  Avaliar e identificar as lacunas dos recursos humanos em termos de quantidade, competências, rendimento do desempenho e excedentes.

• Gerir pessoal

  Gerir trabalhadores e subordinados, trabalhando em equipa ou individualmente, para maximizar o seu desempenho e a sua contribuição. Programar o seu trabalho e atividades, dar instruções, motivar e orientar os trabalhadores para a concretização dos objetivos da empresa. Monitorizar e medir a forma como o trabalhador assume as suas responsabilidades e até que ponta essas atividades são bem executadas. Identificar os domínios a melhorar e fazer sugestões para o efeito. Liderar um grupo de pessoas para as ajudar a atingir objetivos e a manter uma relação de trabalho eficaz entre o pessoal.

• Melhorar as atividades laborais

  Fazer recomendações para a melhoria das atividades laborais

Source: Sisyphus ODB