Profissão Empregado de escritório / Empregada de escritório

Os empregados de escritório são responsáveis pela execução de tarefas de escritório e administrativas no ambiente de um escritório e apoiam as operações comerciais dentro de um departamento. Prestam assistência a todo o pessoal administrativo, secretários e assistentes através da triagem do correio, arquivo de formulários e documentos, atendimento telefónico, receção de clientes, marcação de reuniões e servindo bebidas.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Social

Profissões relacionadas funcionário

• Assistente de preenchimento de formulários
• Balconista
• Classificador
• Codificador
• Corretor
• Escriturário
• Faturista
• Funcionário de agendamento de materiais
• Funcionário de agendamento de pedidos
• Funcionário de área de marketing
• Funcionário do departamento de contabilidade
• Funcionário do departamento de crédito
• Funcionário do departamento do pessoal
• Funcionário do setor de financiamento habitacional
• Funcionário do setor de planejamento da produção
• Funcionário do setor de seguros
• Funcionário responsável pela abertura de contas
• Funcionário responsável pela folha de pagamentos
• Funcionário responsável pela pesagem
• Funcionário responsável pelas compras
• Funcionário responsável pelo armazém
• Funcionário responsável pelos pedidos
• Funcionário responsável por fretes
• Gerente do departamento de serviços administrativos
• Outros funcionários de escritório
• Responsável pelas estatísticas
• Responsável pelos débitos
• Supervisor-chefe dos funcionários de escritório

Conhecimentos

• Confidencialidade da informação

  Os mecanismos e regulamentos que permitem o controlo seletivo do acesso e garantem que apenas as partes autorizadas (pessoas, processos, sistemas e dispositivos) têm acesso aos dados, as formas de respeitar as informações confidenciais e os riscos de incumprimento.

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Realizar atividades rotineiras de escritório

  Programar, preparar e realizar atividades necessárias no dia a dia em escritórios, como o tratamento de correspondência, a receção de materiais, a atualização de gestores e trabalhadores e a manutenção normal das operações.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

• Preparar correspondência para clientes

  Elaborar, preparar e enviar correspondência para os clientes para informação sobre faturas pendentes, comunicação de artigos promocionais, envio de cartas de desculpas ou mensagens de correio eletrónico de felicitações.

• Preencher documentos

  Criar um sistema de arquivo. Elaborar um catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Comunicar por telefone

  Estabelecer contactos por telefone, fazendo e atendendo chamadas de forma atempada, profissional e educada.

• Tratar de encomendas e entregas

  Gerir encomendas e entregas, e assegurar que as mesmas cheguem ao seu destino dentro do prazo.

• Entregar correspondência

  Distribuir correspondência postal, jornais, encomendas e mensagens privadas a clientes.

• Encaminhar a correspondência para os departamentos da empresa

  Organizar a correspondência recebida, selecionar o correio e as encomendas prioritários e distribuí-los aos diferentes departamentos da empresa.

• Assegurar secretariado e economato no escritório

  Gerir o calendário de reservas para conferências e reuniões de natureza interna ou externa. Fazer compras e reservar reservas para viajar ou acolher pessoal de escritório.

• Aplicar regras ortográficas e gramaticais

  Aplicar as regras de ortografia e gramática e assegurar a coerência ao longo dos textos.

• Organizar documentos da empresa

  Organizar os documentos provenientes da fotocopiadora, a correspondência ou as atividades diárias das empresas.

• Alinhar o conteúdo com a forma

  Alinhar a forma e o conteúdo de modo a garantir a sua adequação.

• Seguir instruções dadas com um determinado objetivo

  Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

• Preencher formulários

  Preencher formulários de natureza diferente com informação precisa, de forma legível e em tempo útil.

• Utilizar diferentes canais de comunicação

  Utilizar vários tipos de canais de comunicação, como a comunicação oral, manuscrita, digital e telefónica, a fim de construir e partilhar ideias ou informações.

• Utilizar sistemas de escritório

  Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

• Processar dados

  Introduzir informações num sistema de armazenamento e recolha de dados através de processos como a digitalização, a introdução manual de dados ou a transferência eletrónica de dados, a fim de tratar grandes quantidades de dados.

• Facilitar o acesso à informação

  Preparar documentos para arquivo; garantir que as informações possam ser facilmente acedidas a qualquer momento.

• Comunicar com clientes

  Responder e comunicar com clientes da maneira mais eficaz e apropriada para permitir o respetivo acesso aos produtos ou serviços desejados, ou a qualquer outra ajuda de que possam necessitar.

• Divulgar comunicações internas

  Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

• Manter registos de correspondência

  Separar a correspondência e juntar registos de correspondência antigos à correspondência recebida.

• Processar correspondência

  Processar correspondência tendo em consideração as questões relacionadas com a proteção de dados, os requisitos de saúde e segurança e as especificações dos diferentes tipos de correspondência.

Source: Sisyphus ODB