Profissão Assistente executivo / Assistente executiva

Os assistentes executivos são profissionais administrativos avançados que trabalham com executivos de alto nível ou em instalações internacionais de várias indústrias. Organizam reuniões, organizam e mantêm dossiês, organizam viagens, formam os membros do pessoal, comunicam noutras línguas e gerem o funcionamento quotidiano do serviço.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Social

Profissões relacionadas secretária

• Assistente pessoal
• Gerente de escritório
• Outras secretárias
• Secretária (geral)
• Secretária administrativa
• Secretária de equipe ou de departamento
• Secretária de projetos
• Secretária do departamento jurídico
• Secretária especializada no registro de atas
• Secretária ou recepcionista da áreas médica

Conhecimentos

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Manter um registo de acionistas

  Manter um registo rigoroso dos acionistas e acompanhar as mudanças de titularidade das ações de uma empresa.

• Organizar reuniões

  Organizar e marcar reuniões profissionais ou outras para clientes ou superiores hierárquicos.

• Organizar os preparativos das viagens do pessoal

  Organizar todos os preparativos de viagens de negócios, incluindo a elaboração de horários e a reserva de transporte, refeições e alojamento.

• Redigir mensagens de correio eletrónico em empresas

  Preparar, compilar e redigir mensagens de correio eletrónico com as informações apropriadas e utilizando uma linguagem adequada a comunicações internas ou externas.

• Efetuar uma investigação empresarial

  Pesquisar e recolher informações relevantes para o desenvolvimento de negócios em diferentes áreas que vão desde matérias legais, contabilísticas, financeiras ou até comerciais.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

• Gerir agendas de pessoal

  Programar e confirmar reuniões de pessoal de escritório, na sua maioria gestores e diretores, com entidades externas.

• Transformar palavras-chave em textos integrais

  Elaborar mensagens de correio eletrónico, cartas e outros documentos escritos com base em palavras-chave ou conceitos-chave que definem o conteúdo. Escolher o formato e o estilo de linguagem apropriados de acordo com o tipo de documento.

• Aplicar políticas de segurança da informação

  Aplicar políticas, métodos e regulamentos para a segurança dos dados e da informação, a fim de respeitar os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade.

• Mantar contactos com os gestores

  Manter contactos com os gestores de outros departamentos assegurando um serviço e uma comunicação eficazes, isto é, departamentos de vendas, planeamento, compras, comércio, distribuição e técnico.

• Desempenhar funções administrativas

  Desempenhar funções administrativas, tais como arquivo, datilografia de relatórios e gestão da correspondência.

• Comunicar os horários

  Transmitir informações relevantes sobre horários. Apresentar o calendário às pessoas relevantes e informá-las de quaisquer alterações de calendário. Aprovar os horários e verificar se todos compreenderam as informações que lhes foram transmitidas.

• Gerir os vários sistemas de administração quotidiana da empresa

  Manter a gestão e a operacionalidade dos vários sistemas de administração quotidiana necessários para o bom funcionamento diário da empresa, tais como sistemas de comunicação internos, software de utilização comum no interior da empresa e redes empresariais.

• Respeitar a confidencialidade

  Observar o conjunto de regras que estabelecem a não divulgação de informações, exceto a outra pessoa autorizada.

• Utilizar sistemas de escritório

  Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

• Utilizar diferentes canais de comunicação

  Utilizar vários tipos de canais de comunicação, como a comunicação oral, manuscrita, digital e telefónica, a fim de construir e partilhar ideias ou informações.

• Construir relações comerciais

  Estabelecer uma relação positiva e de longo prazo entre organizações e terceiros interessados, tais como fornecedores, distribuidores, acionistas e outras partes interessadas, com vista a informá-los sobre a organização e os seus objetivos.

• Seguir instruções dadas com um determinado objetivo

  Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

• Coordenar eventos

  Liderar eventos através da gestão do orçamento e da logística, do suporte aos eventos, da segurança, dos planos de emergência e do acompanhamento do evento.

Source: Sisyphus ODB