Profissão Assistente de eventos

Os assistentes de eventos executam e seguem planos pormenorizados pelos gestores e organizadores de eventos. Especializam-se numa parte do planeamento, que pode ser a coordenação do serviço de catering, do transporte ou das instalações.

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Competências

  • Promover um evento

    Gerar interesse num evento através de ações de promoção, como a colocação de anúncios ou a distribuição de folhetos

  • Conferenciar com o pessoal adstrito a um evento

    Comunicar com os membros do pessoal num local escolhido para o evento, a fim de coordenar os pormenores.

  • Obter licenças para eventos

    Obter todas as licenças legalmente necessárias para organizar um evento ou uma exposição, por exemplo contactando os serviços de bombeiros ou de saúde. Assegurar que os alimentos podem ser servidos em segurança e em conformidade com todos os requisitos legais.

  • Seguir instruções dadas com um determinado objetivo

    Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

  • Cumprir prazos

    Assegurar que os processos operacionais são concluídos dentro do prazo previamente acordado.

  • Conservar registos dos eventos

    Manter registos de todos os aspetos administrativos de um futuro evento, incluindo detalhes financeiros.

  • Organizar eventos especiais

    Organizar os preparativos necessários para a prestação de serviços de «catering» em eventos especiais, tais como conferências, grandes festas ou banquetes.

  • Organizar registos dos participantes em eventos

    Organizar o registo oficial dos participantes em eventos.

  • Verificar faturas de eventos

    Verificar faturas de eventos e proceder aos pagamentos.

  • Organizar serviços adicionais

    Assegurar a disponibilização e o bom funcionamento dos serviços diários necessários para visitantes, vendedores, expositores e o público em geral. Assegurar a prestação de serviços de receção, de estacionamento, de restauração e de alojamento e o fornecimento de instalações sanitárias.

  • Selecionar organizadores de eventos

    Avaliar e selecionar os fornecedores corretos para os serviços corretos, de acordo com os requisitos específicos do cliente.

  • Gerir a instalação de uma estrutura para eventos

    Planear e monitorizar a montagem de estruturas como palcos, a ligação à rede de eletricidade, a iluminação e equipamentos de projeção. Certificar-se de que os trabalhadores trabalham de acordo com os requisitos e regulamentos de segurança do cliente.

  • Solicitar publicidade para eventos

    Conceber publicidade e campanhas publicitárias para futuros eventos ou exposições; atrair patrocinadores.

  • Monitorizar atividades de eventos

    Monitorizar atividades de eventos, a fim de assegurar o cumprimento das regulamentações e leis, zelar pela satisfação dos participantes e resolver eventuais problemas.

  • Negociar contratos com provedores de eventos

    Negociar contratos com os prestadores de serviços para um evento futuro, tais como hotéis, centros de convenções e oradores.

  • Coordenar serviços de «catering»

    Contactar empresas de «catering» e comparar diferentes prestadores, a fim de encontrar o prestador de serviços de «catering» mais adequado para o evento. Elaborar e celebrar contratos com prestadores de serviços de «catering» para a prestação do serviço.

Source: Sisyphus ODB