Zawód technik prac biurowych
Technicy prac biurowych są odpowiedzialni za wykonywanie zadań biurowych i administracyjnych na stanowisku biurowym i za wspomaganie działalności gospodarczej w ramach departamentu. Wspomagają wszystkich pracowników administracyjnych, sekretarki i asystentów poprzez sortowanie przesyłek pocztowych, wypełnianie formularzy i dokumentów, odbieranie telefonów, przywitanie klientów, planowanie spotkań i serwowanie napojów.
Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.
Typ osobowości
Bezpłatnego testu Kariery
Jakie zawody lubisz? Wybierz karierę, która odpowiada Twoim preferencjom. Przeprowadź test kariery.
Do testuPowiązane zawody urzędnik
- Bezpośredni przełożony pracowników biurowych
- Fakturysta
- Fakturzysta
- Inny pracownik biurowy
- Kierownik działu administracji
- Młodszy księgowy
- Młodszy urzędnik działu kadr
- Organizator zamówień
- Pracownik domu maklerskiego
- Pracownik ds. kodowania danych
- Pracownik ds. wprowadzania danych
- Prokurent
- Sekretarka
- Specjalista ds. hipotek
- Specjalista ds. kredytów
- Urzędnik ds. frachtu
- Urzędnik ds. listy płac
- Urzędnik ds. magazynowania i transportu
- Urzędnik ds. marketingu
- Urzędnik ds. obsługi nowych kont
- Urzędnik ds. planowania produkcji
- Urzędnik ds. ubezpieczeń
- Urzędnik ds. ważenia towarów
- Urzędnik ds. zamówień
- Urzędnik magazynowy
- Urzędnik pomocniczy ds. wypełniania formularzy
- Urzędnik sprzedaży
- Urzędnik-statystyk
Wiedza
- Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach
Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.
- Poufność informacji
Mechanizmy i przepisy umożliwiające selektywną kontrolę dostępu i gwarantujące, że tylko upoważnione strony (ludzie, procesy, systemy i urządzenia) mają dostęp do danych, sposób zachowania poufności informacji i ryzyka niezgodności z przepisami.
Umiejętności
- Prowadzić ewidencję korespondencji
Sortowanie korespondencji i łączenie poprzednich zapisów lub plików z korespondencją w zakresie poczty przychodzącej.
- Ułatwiać dostęp do informacji
Przygotowywać dokumenty do archiwizacji; zapewniać łatwy dostępu do informacji przez cały czas.
- Organizować pomieszczenia dla pracowników biurowych
Zarządzać harmonogramem rezerwacji konferencji i spotkań o charakterze wewnętrznym lub zewnętrznym. Robić zakupy i rezerwacje na podróż lub zakwaterowanie dla pracowników biurowych.
- Dostosowywać treść do formy
Dostosowywać treść do formy, aby upewnić się, że pasują do siebie.
- Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne
Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji dostępnych w firmie.
- Wypełniać formularze
Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.
- Porozumiewać się przez telefon
Kontaktowanie się przez telefon poprzez wykonywanie i odbieranie połączeń w sposób terminowy, profesjonalny i uprzejmy.
- Przekierowywać korespondencję do działów przedsiębiorstwa
Klasyfikowanie korespondencji przychodzących, wybieranie priorytetowych wiadomości e-mail i przesyłek oraz przekazywanie ich do różnych działów firmy.
- Katalogować dokumenty
Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.
- Przygotowywać korespondencję do klientów
Przygotowywać i wysyłać klientom korespondencję informującą o rachunkach oczekujących na spłatę, komunikacji merchandisingowej, listach z przeprosinami lub pocztą okolicznościową.
- Stosować zasady pisowni i gramatyki
Stosować zasady pisowni i gramatyki oraz zapewniać spójność w całym tekście.
- Obsługiwać przesyłki i dostawy
Zarządzanie dostarczaniem przesyłek i zapewnienie ich dotarcia do miejsca przeznaczenia w terminie.
- Obsługiwać pocztę
Obsługiwać pocztę, biorąc pod uwagę kwestie ochrony danych, wymogi w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz specyfikacje różnych rodzajów poczty.
- Rozpowszechniać wiadomości
Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.
- Korzystać z systemów biurowych
Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.
- Korzystać z różnych kanałów komunikacji
Korzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak komunikacja werbalna, odręczna, cyfrowa i telefoniczna w celu konstruowania i udostępniania pomysłów lub informacji.
- Przetwarzać dane
Wprowadzać informacje do systemu przechowywania i wyszukiwania danych za pomocą takich procesów, jak skanowanie, ręczne wprowadzanie lub elektroniczne przekazywanie danych w celu przetwarzania dużych ilości danych.
- Porządkować dokumenty handlowe
Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.
- Doręczać korespondencję
Doręczanie korespondencji, gazet, paczek i prywatnych wiadomości dla klientów.
- Przetwarzać przekazane instrukcje
Przetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.
- Komunikować się z klientami
Odpowiadać i komunikować się z klientami w najbardziej efektywny i odpowiedni sposób, aby umożliwić im dostęp do pożądanych produktów lub usług bądź jakąkolwiek inną pomoc, jakiej mogą potrzebować.
Source: Sisyphus ODB