Zawód technik administracji

Technicy administracji wspierają przełożonych w zakresie prac administracyjnych i biurowych. Wykonują szereg zadań, takich jak odbieranie telefonów, przyjmowanie i kierowanie gości, zamawianie materiałów biurowych, dbałość o sprawne funkcjonowanie zaplecza biurowego oraz zapewnienie właściwego funkcjonowania urządzeń i sprzętu.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Konwencjonalny / Przedsiębiorczy

Wiedza

• Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach

  Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.

Umiejętności

• Organizować pomieszczenia dla pracowników biurowych

  Zarządzać harmonogramem rezerwacji konferencji i spotkań o charakterze wewnętrznym lub zewnętrznym. Robić zakupy i rezerwacje na podróż lub zakwaterowanie dla pracowników biurowych.

• Przeprowadzać badania biznesowe

  Wyszukać i zebrać informacje istotne dla rozwoju firm w różnych dziedzinach, od zagadnień prawnych, księgowych, finansowych po kwestie handlowe.

• Przygotowywać firmowe wiadomości e-mail

  Przygotowywanie, kompilowanie i wysyłanie wiadomości e-mail zawierających odpowiednie informacje oraz język właściwy dla komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej.

• Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne

  Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji dostępnych w firmie.

• Rozpowszechniać wiadomości

  Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.

• Korzystać z programu Microsoft Office

  Posiadać zdolność do pracy ze standardowymi programami Microsoft Office na odpowiednim poziomie. Tworzyć dokument i realizować podstawowe formatowanie, umieszczać podziały stron, tworzyć nagłówki lub stopki oraz wprowadzić elementy graficzne, tworzyć automatycznie generowane spisy treści i łączyć pisma w bazie danych adresowych (zwykle w formacie Excel). Tworzyć automatyczne arkusze kalkulacyjne, tworzyć obrazy i sortować i filtrować tabele danych.

• Katalogować dokumenty

  Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.

• Prowadzić rejestr wykonywanych zadań

  Organizować i klasyfikować zapisy przygotowanych raportów i korespondencji związane z wykonaną pracą i ewidencją postępów zadań.

• Prowadzić księgi statutowe

  Prowadzić księgi statutowe spółki aktualizowane o odpowiednie informacje dotyczące dyrektorów i sekretarzy, interesów dyrektorów i rejestru akcjonariuszy.

• Obsługiwać pocztę

  Obsługiwać pocztę, biorąc pod uwagę kwestie ochrony danych, wymogi w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz specyfikacje różnych rodzajów poczty.

• Udzielać ogólnych informacji na temat przedsiębiorstwa

  Udzielać odpowiedzi na pytania, rozwiewać wątpliwości i reagować na zapytania dotyczące ogólnych informacji instytucjonalnych i korporacyjnych, takich jak zasady programów, przepisy i procedury. Udzielać informacji zarówno pracownikom, jak i ogółowi społeczeństwa.

• Zapewniać odpowiednie zarządzanie dokumentacją

  Gwarantować, że przestrzegane są normy i zasady dotyczące śledzenia i rejestracji dokumentów oraz zasady zarządzania dokumentami, m.in. zapewniając, że zmiany są wykrywane, dokumenty pozostają czytelne i nieaktualne dokumenty nie są używane.

• Wypełniać formularze

  Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.

• Porządkować dokumenty handlowe

  Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.

• Korzystać z systemów biurowych

  Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.

Source: Sisyphus ODB