Zawód kierownik biura

Kierownicy biura nadzorują pracę administracyjną zlecaną pracownikom biurowym w różnego rodzaju organizacjach lub stowarzyszeniach. Zajmują się mikrozarządzaniem i ściśle monitorują procesy administracyjne, takie jak kontrola korespondencji, opracowywanie zbiorów danych, dokonywanie przeglądów i zatwierdzanie zamówień materiałów biurowych, przydzielanie i monitorowanie stanowisk w biurze. Podlegają kierownikom w tym samym dziale lub dyrektorom naczelnym w przedsiębiorstwach w zależności od wielkości organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Przedsiębiorczy / Konwencjonalny

Powiązane zawody sekretariat

• Asystent osobisty
• Inny pracownik sekretariatu
• Protokolant
• Recepcja lub sekretariat w placówce medycznej
• Sekretariat
• Sekretariat administracyjny
• Sekretariat prawny
• Sekretariat wykonawczy
• Sekretariat zespołu lub działu
• Sekretarz projektu

Wiedza

• Zarządzanie kosztami

  Proces planowania, monitorowania i dostosowywania kosztów oraz przychodów przedsiębiorstwa w celu osiągnięcia efektywności kosztowej i zdolności.

• Oprogramowanie biurowe

  Charakterystyka i działanie programów do zadań biurowych, takich jak edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacja, poczta e-mail i baza danych.

Umiejętności

• Sporządzać sprawozdania na temat wykonywanych prac

  Sporządzać raporty związane z pracą, które wspierają efektywne zarządzanie relacjami oraz wysoki standard dokumentacji i ewidencjonowania. Pisać i przedstawiać wyniki i wnioski w sposób jasny i zrozumiały, aby były zrozumiałe dla odbiorców niebędących ekspertami.

• Zarządzać zapotrzebowaniem na materiały biurowe

  Obserwować, analizować i dostarczać i niezbędne artykuły papiernicze w wystarczających ilościach, aby placówki biznesowe mogły sprawnie funkcjonować.

• Delegować działania

  Delegować działania i zadania innym w zależności od zdolności, stopnia przygotowania, kompetencji i zakresu prawnego praktyki. Dbać, aby ludzie wiedzieli, co i kiedy powinni robić.

• Zarządzać zapotrzebowaniem na urządzenia biurowe

  Oglądać, analizować i dostarczać sprzęt wymagany w biurach i obiektach biznesowych w celu zapewnienia sprawnego przebiegu operacji. Przygotowywać urządzenia, takie jak urządzenia komunikacyjne, komputery, faksy i kopiarki.

• Tworzyć w miejscu pracy atmosferę sprzyjającą ustawicznemu doskonaleniu zawodowemu

  Wykorzystywanie praktyk zarządzania, takich jak ciągłe doskonalenie, konserwacja profilaktyczna. Zwracanie uwagi na kwestie dotyczące rozwiązywania problemów i pracy zespołowej.

• Zarządzać systemami usprawniającymi pracę biurową

  Utrzymywać zarządzanie i serwisowanie różnych systemów biurowych potrzebnych do płynnego i codziennego działania obiektów biurowych, takich jak systemy komunikacji wewnętrznej, oprogramowanie powszechnie używane w firmie i sieci biurowe.

• Wprowadzać zasady ładu korporacyjnego

  Stosować zbiór zasad i mechanizmów, za pomocą których organizacja jest zarządzana i kierowana, ustanawiać procedury informacji, kontrolować przepływ i podejmować decyzje, rozdzielać uprawnienia i obowiązki między działami i osobami, określać cele korporacyjne oraz monitorować i oceniać działania i wyniki.

• Korzystać z systemów biurowych

  Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.

• Zarządzać systemami administracyjnymi

  Zapewniać, aby systemy administracyjne, procesy i bazy danych były efektywne i dobrze zarządzane oraz stanowiły solidną podstawę dla pracy z urzędnikiem/personelem/pracownikiem administracyjnym.

• Zarządzać personelem

  Zarządzać pracownikami i podwładnymi, pracującymi w zespole lub indywidualnie, aby maksymalizować ich wydajność i wkład. Planować ich pracę i działania, udzielać instrukcji, motywować i kierować w osiąganiu celów firmy. Monitorować i mierzyć, w jaki sposób pracownik podejmuje się swoich obowiązków i jak dobrze te działania są wykonywane. Identyfikować obszary wymagające poprawy i przedstawiać sugestie, jak tę poprawę osiągnąć. Prowadzić grupę ludzi, aby pomóc im osiągnąć cele i utrzymać efektywne relacje robocze między pracownikami.

• Analizować potencjał członków personelu

  Oceniać i identyfikować luki kadrowe pod kątem ilości, umiejętności, dochodów z działalności i nadwyżek.

• Wykonywać zadania biurowe

  Wykonywanie zadań administracyjnych, takie jak archiwizacja, pisanie sprawozdań i prowadzenie korespondencji.

• Korzystać z różnych kanałów komunikacji

  Korzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak komunikacja werbalna, odręczna, cyfrowa i telefoniczna w celu konstruowania i udostępniania pomysłów lub informacji.

• Wydawać polecenia pracownikom

  Wydawać polecenia podwładnym, stosując różne techniki komunikacyjne. Dostosowywać styl komunikacji do odbiorców docelowych w celu przekazania instrukcji zgodnie z zamierzeniami.

• Wprowadzać ulepszenia w wykonywanych zadaniach

  Formułować zalecenia dotyczące usprawnień w wykonywanych zadaniach.

Source: Sisyphus ODB