Zawód archiwista zakładowy

Pracownicy ds. zarądzania danymi segregują i archiwizują korespondencję, rachunki, faktury i inne dokumenty. W razie potrzeby odnajdują i usuwają niepotrzebne dane i dokumenty.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Konwencjonalny / Realistyczny

Zadania archiwista zakładowy

• Zbiera i utrzymuje dokumentację (korespondencję, rachunki itp.), używając w tym celu dzienników lub komputerów.
• Dodaje nowe informacje i rekordy do bazy danych.
• Zbiera z innych działów odpowiednie materiały i dokumenty do zarchiwizowania.
• Analizuje otrzymane dokumenty w celu wła ściwego ich przyporządkowania.
• Sortuje i porządkuje dokumenty według odpowiednich wytycznych, takich jak: temat, cel, pochodzenie dokumentu, data, numer, litera alfabetu itp.
• Nadaje dokumentom odpowiednią sygnaturę, lub znakuje i koduje w inny sposób w celu odpowiedniego ich uporządkowania.
• Odnajduje potrzebne informacje i dokumenty, wypożycza je osobie zainteresowanej, kopiuje lub sporządza duplikaty.
• Nadzoruje obieg udostępnionych dokumentów w celu zapewnienia ich zwrotu.
• Archiwizuje dokumenty (odpowiednio organizując archiwum), według danych identyfikacyjnych.
• Usuwa nieaktualną dokumentację.
• Wykonuje ogólne prace biurowe, takie jak: pisanie, obsługiwanie sprzętu biurowego, segregowanie korespondencji.

Powiązane zawody urzędnik

• Bezpośredni przełożony pracowników biurowych
• Fakturysta
• Fakturzysta
• Inny pracownik biurowy
• Kierownik działu administracji
• Młodszy księgowy
• Młodszy urzędnik działu kadr
• Organizator zamówień
• Pracownik biurowy
• Pracownik domu maklerskiego
• Pracownik ds. kodowania danych
• Prokurent
• Sekretarka
• Specjalista ds. hipotek
• Specjalista ds. kredytów
• Urzędnik ds. frachtu
• Urzędnik ds. listy płac
• Urzędnik ds. magazynowania i transportu
• Urzędnik ds. marketingu
• Urzędnik ds. obsługi nowych kont
• Urzędnik ds. planowania produkcji
• Urzędnik ds. ubezpieczeń
• Urzędnik ds. ważenia towarów
• Urzędnik ds. zamówień
• Urzędnik magazynowy
• Urzędnik pomocniczy ds. wypełniania formularzy
• Urzędnik sprzedaży
• Urzędnik-statystyk

Wiedza

• Poufność informacji

  Mechanizmy i przepisy umożliwiające selektywną kontrolę dostępu i gwarantujące, że tylko upoważnione strony (ludzie, procesy, systemy i urządzenia) mają dostęp do danych, sposób zachowania poufności informacji i ryzyka niezgodności z przepisami.

Umiejętności

• Porządkować dokumenty handlowe

  Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.

• Prowadzić rejestr wykonywanych zadań

  Organizować i klasyfikować zapisy przygotowanych raportów i korespondencji związane z wykonaną pracą i ewidencją postępów zadań.

• Ułatwiać dostęp do informacji

  Przygotowywać dokumenty do archiwizacji; zapewniać łatwy dostępu do informacji przez cały czas.

• Korzystać z systemów biurowych

  Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.

• Prowadzić zarządzanie dokumentacją

  Zarządzać cyklem życia dokumentów instytucji, osób indywidualnych, organów korporacyjnych, kolekcjami, przekazami ustnymi.

• Wypełniać formularze

  Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.

• Katalogować dokumenty

  Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.

• Zapewniać odpowiednie zarządzanie dokumentacją

  Gwarantować, że przestrzegane są normy i zasady dotyczące śledzenia i rejestracji dokumentów oraz zasady zarządzania dokumentami, m.in. zapewniając, że zmiany są wykrywane, dokumenty pozostają czytelne i nieaktualne dokumenty nie są używane.

• Przestrzegać zasad ochrony danych

  Zapewnianie, że dostęp do danych osobowych lub instytucjonalnych jest zgodny z regulującymi go ramami prawnymi i etycznymi.

• Zapewniać przejrzystość informacji

  Zapewniać, że wymagane informacje są przekazywane w sposób jasny i kompletny, który nie ukrywa wyraźnie informacji przed opinią publiczną lub proszącymi podmiotami.

• Wykonywać zadania biurowe

  Wykonywanie zadań administracyjnych, takie jak archiwizacja, pisanie sprawozdań i prowadzenie korespondencji.

Source: Sisyphus ODB