Zawód technik prac biurowych

Technicy prac biurowych są odpowiedzialni za wykonywanie zadań biurowych i administracyjnych na stanowisku biurowym i za wspomaganie działalności gospodarczej w ramach departamentu. Wspomagają wszystkich pracowników administracyjnych, sekretarki i asystentów poprzez sortowanie przesyłek pocztowych, wypełnianie formularzy i dokumentów, odbieranie telefonów, przywitanie klientów, planowanie spotkań i serwowanie napojów.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

Bezpłatnego testu Kariery

Jakie zawody lubisz? Wybierz karierę, która odpowiada Twoim preferencjom. Przeprowadź test kariery.

Do testu

Powiązane zawody urzędnik

  • Bezpośredni przełożony pracowników biurowych
  • Fakturysta
  • Fakturzysta
  • Inny pracownik biurowy
  • Kierownik działu administracji
  • Młodszy księgowy
  • Młodszy urzędnik działu kadr
  • Organizator zamówień
  • Pracownik domu maklerskiego
  • Pracownik ds. kodowania danych
  • Pracownik ds. wprowadzania danych
  • Prokurent
  • Sekretarka
  • Specjalista ds. hipotek
  • Specjalista ds. kredytów
  • Urzędnik ds. frachtu
  • Urzędnik ds. listy płac
  • Urzędnik ds. magazynowania i transportu
  • Urzędnik ds. marketingu
  • Urzędnik ds. obsługi nowych kont
  • Urzędnik ds. planowania produkcji
  • Urzędnik ds. ubezpieczeń
  • Urzędnik ds. ważenia towarów
  • Urzędnik ds. zamówień
  • Urzędnik magazynowy
  • Urzędnik pomocniczy ds. wypełniania formularzy
  • Urzędnik sprzedaży
  • Urzędnik-statystyk

Wiedza

  • Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach

    Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.

  • Poufność informacji

    Mechanizmy i przepisy umożliwiające selektywną kontrolę dostępu i gwarantujące, że tylko upoważnione strony (ludzie, procesy, systemy i urządzenia) mają dostęp do danych, sposób zachowania poufności informacji i ryzyka niezgodności z przepisami.

Umiejętności

  • Prowadzić ewidencję korespondencji

    Sortowanie korespondencji i łączenie poprzednich zapisów lub plików z korespondencją w zakresie poczty przychodzącej.

  • Ułatwiać dostęp do informacji

    Przygotowywać dokumenty do archiwizacji; zapewniać łatwy dostępu do informacji przez cały czas.

  • Organizować pomieszczenia dla pracowników biurowych

    Zarządzać harmonogramem rezerwacji konferencji i spotkań o charakterze wewnętrznym lub zewnętrznym. Robić zakupy i rezerwacje na podróż lub zakwaterowanie dla pracowników biurowych.

  • Dostosowywać treść do formy

    Dostosowywać treść do formy, aby upewnić się, że pasują do siebie.

  • Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne

    Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji dostępnych w firmie.

  • Wypełniać formularze

    Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.

  • Porozumiewać się przez telefon

    Kontaktowanie się przez telefon poprzez wykonywanie i odbieranie połączeń w sposób terminowy, profesjonalny i uprzejmy.

  • Przekierowywać korespondencję do działów przedsiębiorstwa

    Klasyfikowanie korespondencji przychodzących, wybieranie priorytetowych wiadomości e-mail i przesyłek oraz przekazywanie ich do różnych działów firmy.

  • Katalogować dokumenty

    Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.

  • Przygotowywać korespondencję do klientów

    Przygotowywać i wysyłać klientom korespondencję informującą o rachunkach oczekujących na spłatę, komunikacji merchandisingowej, listach z przeprosinami lub pocztą okolicznościową.

  • Stosować zasady pisowni i gramatyki

    Stosować zasady pisowni i gramatyki oraz zapewniać spójność w całym tekście.

  • Obsługiwać przesyłki i dostawy

    Zarządzanie dostarczaniem przesyłek i zapewnienie ich dotarcia do miejsca przeznaczenia w terminie.

  • Obsługiwać pocztę

    Obsługiwać pocztę, biorąc pod uwagę kwestie ochrony danych, wymogi w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz specyfikacje różnych rodzajów poczty.

  • Rozpowszechniać wiadomości

    Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.

  • Korzystać z systemów biurowych

    Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.

  • Korzystać z różnych kanałów komunikacji

    Korzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak komunikacja werbalna, odręczna, cyfrowa i telefoniczna w celu konstruowania i udostępniania pomysłów lub informacji.

  • Przetwarzać dane

    Wprowadzać informacje do systemu przechowywania i wyszukiwania danych za pomocą takich procesów, jak skanowanie, ręczne wprowadzanie lub elektroniczne przekazywanie danych w celu przetwarzania dużych ilości danych.

  • Porządkować dokumenty handlowe

    Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.

  • Doręczać korespondencję

    Doręczanie korespondencji, gazet, paczek i prywatnych wiadomości dla klientów.

  • Przetwarzać przekazane instrukcje

    Przetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.

  • Komunikować się z klientami

    Odpowiadać i komunikować się z klientami w najbardziej efektywny i odpowiedni sposób, aby umożliwić im dostęp do pożądanych produktów lub usług bądź jakąkolwiek inną pomoc, jakiej mogą potrzebować.

Source: Sisyphus ODB