Zawód recepcjonista / recepcjonistka

Recepcjoni ści przyjmują i kierują go ści oraz przekierowują rozmowy telefoniczne, odpowiadają na zapytania i dostarczają podstawowych informacji o organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Konwencjonalny / Przedsiębiorczy

Zadania recepcjonista/recepcjonistka

• Wita go ści, ustala cel wizyty i kieruje do odpowiedniej osoby lub działu.
• Zapisuje dane go ści i w razie potrzeby wydaje identyfikatory lub wej ściówki.
• Odpowiada, sprawdza i przekierowuje rozmowy telefoniczne oraz przyjmuje wiadomo ści.
• Odpowiada na zapytania poprzez np. dostarczanie podstawowych informacji lub broszur i ulotek o organizacji oraz zapisuje szczegóły pytań.
• Wysłuchuje i rejestruje skargi konsumentów lub kontrahentów i innych instytucji.
• Dokonuje rezerwacji, ustala spotkania, prowadzi kalendarz spotkań.
• Przyjmuje opłaty i rejestruje wpływy.
• Utrzymuje w porządku recepcję, dostarcza przekąski i napoje, upewnia się, że przepisy bezpieczeństwa są przestrzegane.
• Wykonuje prace administracyjne, takie jak: dokonywanie korekt, redagowanie tekstów, dostarczanie wiadomo ści, rejestracja płatno ści, wydawanie faktur, itp.
• Kontaktuje się z innymi pracownikami w organizacji w celu wymiany odpowiednich informacji.

Powiązane zawody recepcja, telefon

• Operator centrali telefonicznej
• Telefonista

Wiedza

• Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach

  Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.

• Obsługa klienta

  Procesy i zasady dotyczące klienta, użytkownika usług i usług osobistych; mogą one obejmować procedury oceny stopnia zadowolenia klienta lub użytkownika usług.

Umiejętności

• Utrzymywać w odpowiednim stanie obszar recepcji

  Organizować i utrzymywać w odpowiednim stanie obszar recepcji, aby zapewnić odpowiednią oprawę do przyjmowania gości i odwiedzających.

• Witać gości

  Witać gości w danym miejscu w sposób przyjazny.

• Przestrzegać wytycznych organizacyjnych

  Przestrzeganie norm i wytycznych organizacyjnych lub administracyjnych. Zrozumienie motywów organizacji i wspólnych porozumień oraz działanie zgodnie z nimi.

• Prowadzić dziennik połowowy

  Prowadzić wymagane dzienniki zgodnie z praktyką i w ustalonych formatach.

• Porozumiewać się przez telefon

  Kontaktowanie się przez telefon poprzez wykonywanie i odbieranie połączeń w sposób terminowy, profesjonalny i uprzejmy.

• Komunikować się z klientami

  Odpowiadać i komunikować się z klientami w najbardziej efektywny i odpowiedni sposób, aby umożliwić im dostęp do pożądanych produktów lub usług bądź jakąkolwiek inną pomoc, jakiej mogą potrzebować.

• Rozpowszechniać wiadomości

  Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.

• Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne

  Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji dostępnych w firmie.

• Zarządzać spotkaniami

  Akceptować, planować i odwoływać umawiane spotkania.

• Wydawać polecenia ustne

  Przekazywanie jasnych instrukcji. Zapewnianie, że komunikaty są zrozumiałe i poprawnie przestrzegane.

• Korzystać z programu Microsoft Office

  Posiadać zdolność do pracy ze standardowymi programami Microsoft Office na odpowiednim poziomie. Tworzyć dokument i realizować podstawowe formatowanie, umieszczać podziały stron, tworzyć nagłówki lub stopki oraz wprowadzić elementy graficzne, tworzyć automatycznie generowane spisy treści i łączyć pisma w bazie danych adresowych (zwykle w formacie Excel). Tworzyć automatyczne arkusze kalkulacyjne, tworzyć obrazy i sortować i filtrować tabele danych.

Source: Sisyphus ODB