Zawód asystent zarządu

Sekretarz zarządu dostarcza wsparcia administracyjnego dla zarządu, co obejmuje dostarczanie niezbędnych informacji, wykonywanie zadań biurowych takich jak: przygotowywanie korespondencji, organizowanie spotkań, przyjmowanie gości oraz ustalanie terminów. Sekretarz zarządu może również nadzorować pracę personelu biurowego.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Konwencjonalny / Społeczny

Zadania asystent zarządu

• Odpowiada, rejestruje i przekierowuje rozmowy telefoniczne, przyjmuje wiadomości a także odpowiada na prośby i pytania.
• Wita gości i prowadzi ich do odpowiednich osób.
• Otwiera, sortuje i dystrybuuje przychodząca korespondencję, w tym również faxy oraz emaile; przygotowuje odpowiedzi na korespondencje zawierającą rutynowe pytania.
• Czyta i analizuje przychodzące informacje, dokumenty oraz raporty w celu określenia ich znaczenia oraz zaplanowania dystrybucji.
• Przygotowuje korespondencję, memo, raporty, prezentacje i inne dokumenty ze szkiców, ręcznie sporządzonych kopii, zapisków itp. używając do tego na przykład komputera z odpowiednim oprogramowaniem.
• Wypełnia i poprawia dokumenty, korespondencję, zapiski i raporty oraz tworzy system archiwizacji.
• Tworzy i kontroluje terminarz członków zarządu.
• Organizuje podróże, spotkania biznesowe, konferencje dla członków zarządu.
• Przygotowuje porządek spotkań i je organizuje (np. spotkania komitetów lub zarządu) uczestniczy w spotkaniach i je protokółuje.
• Szuka i zbiera informacje dla członków zarządu.
• Wykonuje praca biurowe takie jak zamówienia dostaw, serwowanie napojów i zgłaszanie awarii urządzeń biurowych.
• Nadzoruje prace innych pracowników biura i deleguje na nich obowiązki.

Powiązane zawody sekretariat

• Asystent osobisty
• Inny pracownik sekretariatu
• Office manager / kierownik biura
• Protokolant
• Recepcja lub sekretariat w placówce medycznej
• Sekretariat
• Sekretariat administracyjny
• Sekretariat prawny
• Sekretariat zespołu lub działu
• Sekretarz projektu

Wiedza

• Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach

  Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.

Umiejętności

• Przeprowadzać badania biznesowe

  Wyszukać i zebrać informacje istotne dla rozwoju firm w różnych dziedzinach, od zagadnień prawnych, księgowych, finansowych po kwestie handlowe.

• Wykonywać zadania biurowe

  Wykonywanie zadań administracyjnych, takie jak archiwizacja, pisanie sprawozdań i prowadzenie korespondencji.

• Korzystać z systemów biurowych

  Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.

• Zarządzać systemami usprawniającymi pracę biurową

  Utrzymywać zarządzanie i serwisowanie różnych systemów biurowych potrzebnych do płynnego i codziennego działania obiektów biurowych, takich jak systemy komunikacji wewnętrznej, oprogramowanie powszechnie używane w firmie i sieci biurowe.

• Organizować kwestie związane z podróżami pracowników

  Planować wszystkie ustalenia dotyczące podróży służbowych, w tym przygotowanie harmonogramów i rezerwacji transportu, kolacji i zakwaterowania.

• Prowadzić rejestr udziałowców

  Prowadzenie dokładnego rejestru akcjonariuszy i monitorowanie zmian struktury własności przedsiębiorstwa.

• Rozpowszechniać wiadomości

  Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.

• Korzystać z różnych kanałów komunikacji

  Korzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak komunikacja werbalna, odręczna, cyfrowa i telefoniczna w celu konstruowania i udostępniania pomysłów lub informacji.

• Przetwarzać przekazane instrukcje

  Przetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.

• Przekazywać osobom zainteresowanym harmonogramy

  Przekazywanie odpowiednich informacji dotyczących harmonogramów. Przedstawianie harmonogramów osobom, których dotyczą oraz informowanie ich o zmianach w harmonogramie. Zatwierdzanie harmonogramu i sprawdzenie, czy wszyscy zapoznali się z przekazanymi im informacjami.

• Zachowywać poufność

  Przestrzegać zbioru przepisów dotyczących ujawniania informacji, z wyjątkiem przekazywania innej osobie upoważnionej.

• Koordynować wydarzenia

  Kierować wydarzeniami, zarządzając budżetem, logistyką, wsparciem, bezpieczeństwem, planami ratowniczymi oraz działaniami następczymi.

• Przekształcać słowa kluczowe w pełne teksty

  Sporządzanie e-mail, listów i innych pisemnych dokumentów na podstawie słów kluczowych lub kluczowych pojęć określających treść. Wybrać odpowiedni format i styl językowy odpowiedni do rodzaju dokumentu.

• Zarządzać agendą pracowników

  Planować i potwierdzać spotkania pracowników urzędu, głównie przedstawicieli kadry kierowniczej i pracowników pełniących funkcje kierownicze, z zewnętrznymi podmiotami.

• Stosować polityki bezpieczeństwa informacji

  Wdrażać zasady polityki, metody i przepisy w zakresie ochrony danych i informacji w celu poszanowania zasad poufności, integralności i dostępności.

• Pośredniczyć w kontaktach z kadrą zarządzającą

  Pośredniczyć w kontaktach z kadrą zarządzającą z innych działów, zapewniając skuteczną obsługę i komunikację, tj. sprzedaż, planowanie, zakupy, handel, dystrybucję i kwestie techniczne.

• Ustalać harmonogram spotkań

  Ustalać i planować spotkania zawodowe lub spotkania z klientami lub przełożonymi.

• Przygotowywać firmowe wiadomości e-mail

  Przygotowywanie, kompilowanie i wysyłanie wiadomości e-mail zawierających odpowiednie informacje oraz język właściwy dla komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej.

• Budować relacje biznesowe

  Ustanowienie pozytywnego, długofalowego związku między organizacjami i zainteresowanymi stronami trzecimi, takimi jak dostawcy, dystrybutorzy, akcjonariusze i inne zainteresowane strony, w celu informowania ich o organizacji i jej celach.

Source: Sisyphus ODB