Zawód asystent organizatora imprez zbiorowych

Asystenci organizatora imprez zbiorowych wdrażają i realizują plany szczegółowo opisane przez organizatorów imprez zbiorowych. Specjalizują się w pewnym zakresie planowania: w koordynacji cateringu, transportu lub udogodnień.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Przedsiębiorczy / Konwencjonalny

Umiejętności

• Zapewniać dostępność obiektów użyteczności publicznej na miejscu

  Zapewniać, że niezbędne codzienne udogodnienia dla odwiedzających, dostawców, ekspozytorów i ogółu społeczeństwa są zapewnione i działają poprawnie. Zapewniać recepcję, parking, toalety, katering i udogodnienia noclegowe.

• Organizować wydarzenia specjalne

  Organizowanie niezbędnych przygotowań do cateringu podczas specjalnych wydarzeń, takich jak konferencje, duże przyjęcia lub bankiety.

• Uzyskiwać pozwolenia niezbędne do zorganizowania wydarzenia

  Uzyskiwać wszelkie zezwolenia, które są prawnie niezbędne do organizacji imprezy lub wystawy, np. kontaktując się ze strażą pożarną lub służbą zdrowia. Upewniać się, że jedzenie może być podawane bezpiecznie i zgodnie z wszelkimi wymogami prawnymi.

• Monitorować przebieg wydarzenia

  Monitorowanie działań związanych z wydarzeniem, aby zapewnić przestrzeganie przepisów i regulacji prawnych, zadowolenie uczestników i rozwiązywanie wszelkich problemów w razie ich wystąpienia.

• Organizować rejestrację uczestników wydarzenia

  Organizować oficjalną rejestrację uczestników wydarzenia.

• Koordynować kwestie związane z usługami gastronomicznymi

  Kontaktować się z dostawcami zajmującymi się zaopatrzeniem gastronomicznym oraz porównywać różnych dostawców w celu znalezienia najwłaściwszego dostawcy na określone wydarzenie. Organizować i uzgadniać umowy o świadczenie usług z dostawcami.

• Prowadzić dokumentację wydarzenia

  Dokumentować każdy aspekt administracyjny zbliżającego się wydarzenia, w tym informacje finansowe.

• Promować wydarzenie

  Promować zainteresowanie wydarzeniem, przeprowadzając działania promocyjne, takie jak umieszczanie reklam lub dystrybucja ulotek

• Przetwarzać przekazane instrukcje

  Przetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.

• Zarządzać montażem elementów konstrukcyjnych na potrzeby wydarzeń

  Planować i monitorować montaż konstrukcji, takich jak sceny, podłączenie do sieci elektrycznej, oświetlenie i sprzęt projekcyjny. Upewniać się, że pracownicy pracują zgodnie z wymaganiami klienta i przepisami bezpieczeństwa.

• Wybierać dostawców usług na potrzeby wydarzenia

  Oceniać i wybierać właściwych dostawców odpowiednich usług, zgodnie z konkretnymi wymaganiami klienta.

• Opracowywać materiały reklamowe związane z wydarzeniem

  Projektować kampanię reklamową i promocyjną na nadchodzące wydarzenia lub wystawy, przyciągać sponsorów.

• Negocjować warunki umów z podmiotami świadczącymi usługi podczas wydarzeń

  Negocjować warunki umów z dostawcami usług w związku ze zbliżającym się wydarzeniem, takimi jak hotele, ośrodki konferencyjne i prelegenci.

• Dokonywać przeglądu rachunków związanych z wydarzeniem

  Sprawdzać rachunki związane z wydarzeniami i dokonywać płatności.

• Naradzać się z pracownikami odpowiedzialnymi za organizację wydarzenia

  Komunikować się z pracownikami w wybranym miejscu wydarzenia, aby koordynować szczegóły.

• Dotrzymywać terminów

  Zapewnić, że procesy operacyjne zostały zakończone we wcześniej uzgodnionym terminie.

Source: Sisyphus ODB