Zawód archiwista zakładowy
Pracownicy ds. zarądzania danymi segregują i archiwizują korespondencję, rachunki, faktury i inne dokumenty. W razie potrzeby odnajdują i usuwają niepotrzebne dane i dokumenty.
Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.
Typ osobowości
Bezpłatnego testu Kariery
Jakie zawody lubisz? Wybierz karierę, która odpowiada Twoim preferencjom. Przeprowadź test kariery.
Do testuZadania archiwista zakładowy
- Zbiera i utrzymuje dokumentację (korespondencję, rachunki itp.), używając w tym celu dzienników lub komputerów.
- Dodaje nowe informacje i rekordy do bazy danych.
- Zbiera z innych działów odpowiednie materiały i dokumenty do zarchiwizowania.
- Analizuje otrzymane dokumenty w celu wła ściwego ich przyporządkowania.
- Sortuje i porządkuje dokumenty według odpowiednich wytycznych, takich jak: temat, cel, pochodzenie dokumentu, data, numer, litera alfabetu itp.
- Nadaje dokumentom odpowiednią sygnaturę, lub znakuje i koduje w inny sposób w celu odpowiedniego ich uporządkowania.
- Odnajduje potrzebne informacje i dokumenty, wypożycza je osobie zainteresowanej, kopiuje lub sporządza duplikaty.
- Nadzoruje obieg udostępnionych dokumentów w celu zapewnienia ich zwrotu.
- Archiwizuje dokumenty (odpowiednio organizując archiwum), według danych identyfikacyjnych.
- Usuwa nieaktualną dokumentację.
- Wykonuje ogólne prace biurowe, takie jak: pisanie, obsługiwanie sprzętu biurowego, segregowanie korespondencji.
Powiązane zawody urzędnik
- Bezpośredni przełożony pracowników biurowych
- Fakturysta
- Fakturzysta
- Inny pracownik biurowy
- Kierownik działu administracji
- Młodszy księgowy
- Młodszy urzędnik działu kadr
- Organizator zamówień
- Pracownik biurowy
- Pracownik domu maklerskiego
- Pracownik ds. kodowania danych
- Prokurent
- Sekretarka
- Specjalista ds. hipotek
- Specjalista ds. kredytów
- Urzędnik ds. frachtu
- Urzędnik ds. listy płac
- Urzędnik ds. magazynowania i transportu
- Urzędnik ds. marketingu
- Urzędnik ds. obsługi nowych kont
- Urzędnik ds. planowania produkcji
- Urzędnik ds. ubezpieczeń
- Urzędnik ds. ważenia towarów
- Urzędnik ds. zamówień
- Urzędnik magazynowy
- Urzędnik pomocniczy ds. wypełniania formularzy
- Urzędnik sprzedaży
- Urzędnik-statystyk
Wiedza
- Poufność informacji
Mechanizmy i przepisy umożliwiające selektywną kontrolę dostępu i gwarantujące, że tylko upoważnione strony (ludzie, procesy, systemy i urządzenia) mają dostęp do danych, sposób zachowania poufności informacji i ryzyka niezgodności z przepisami.
Umiejętności
- Porządkować dokumenty handlowe
Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.
- Prowadzić rejestr wykonywanych zadań
Organizować i klasyfikować zapisy przygotowanych raportów i korespondencji związane z wykonaną pracą i ewidencją postępów zadań.
- Ułatwiać dostęp do informacji
Przygotowywać dokumenty do archiwizacji; zapewniać łatwy dostępu do informacji przez cały czas.
- Korzystać z systemów biurowych
Właściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmonogramu. Obejmuje to administrowanie systemami, m.in. zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie dostawcami, przechowywanie i systemy poczty głosowej.
- Prowadzić zarządzanie dokumentacją
Zarządzać cyklem życia dokumentów instytucji, osób indywidualnych, organów korporacyjnych, kolekcjami, przekazami ustnymi.
- Wypełniać formularze
Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.
- Katalogować dokumenty
Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.
- Zapewniać odpowiednie zarządzanie dokumentacją
Gwarantować, że przestrzegane są normy i zasady dotyczące śledzenia i rejestracji dokumentów oraz zasady zarządzania dokumentami, m.in. zapewniając, że zmiany są wykrywane, dokumenty pozostają czytelne i nieaktualne dokumenty nie są używane.
- Przestrzegać zasad ochrony danych
Zapewnianie, że dostęp do danych osobowych lub instytucjonalnych jest zgodny z regulującymi go ramami prawnymi i etycznymi.
- Zapewniać przejrzystość informacji
Zapewniać, że wymagane informacje są przekazywane w sposób jasny i kompletny, który nie ukrywa wyraźnie informacji przed opinią publiczną lub proszącymi podmiotami.
- Wykonywać zadania biurowe
Wykonywanie zadań administracyjnych, takie jak archiwizacja, pisanie sprawozdań i prowadzenie korespondencji.
Source: Sisyphus ODB