Yrke sekretær

Sekretærer utfører en rekke administrative oppgaver for å bidra til problemfri drift av organisasjonen. De besvarer telefonsamtaler, utarbeider og sender e-post, fører dagbøker, ordner avtaler, tar imot beskjeder, arkiverer dokumenter, organiserer og betjener møter og administrerer databaser.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Foretaksom

Kunnskap

• Selskapsretningslinjer

  Reglr som gjelder for selskapets virksomhet.

Ferdigheter

• Bruke Microsoft Office

  Ha evne til å jobbe med standardprogrammene i Microsoft Office på et kapabelt nivå. Lage et dokument og gjøre grunnleggende formatering, sette inn sideskift, lage topp- eller bunntekst, og sette inn grafikk, lage automatisk genererte innholdsfortegnelser og flette skjemabokstaver fra en database med adresser (vanligvis i Excel). Lage regneark med automatiske beregninger, lage bilder og sortere og filtre datatabeller.

• Håndtere post

  Håndtere post i tråd med krav til personvern, HMS-krav og spesifikasjoner for forskjellige typer post.

• Føre oppgaveregistre

  Organisere og klassifisere registre over utarbeidede rapporter og korrespondanse knyttet til det utførte arbeidet og dokumentasjon på fremdriften til oppgaver.

• Organisere fasiliteter for kontorpersonell

  Administrere bestilling av konferanser og møter av intern eller ekstern art. Undersøke priser og bestille reiser eller overnatting for kontorpersonell.

• Fylle ut skjemaer

  Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

• Utføre rutinemessige kontoraktiviteter

  Programmere, forberede og utføre aktiviteter som er pålagt utført på daglig basis ved kontorer, som post, motta forsyninger, oppdatere ledere og arbeidstakere og sørge for at driften fungerer som den skal.

• Vedlikeholde interne kommunikasjonssystemer

  Vedlikeholde et effektivt internt kommunikasjonssystem mellom ansatte og avdelingsledelsen.

• Formidle tidsplaner til de involverte personene

  Formidle relevant tidsplaninformasjon. Legge frem tidsplanen til de berørte personene, og underrette dem om eventuelle endringer i tidsplanen. Godkjenne tidsplanene og bekrefte at alle har forstått informasjonen som er sendt til dem.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

• Arkivere dokumenter

  Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

• Formidle intern kommunikasjon

  Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

• Overvåke personellfravær

  Føre en oversikt over de ansattes ferier, sykedager og fravær, registrere disse på dagsordenen og arkivere nødvendige dokumenter og sertifikater.

• Behandle instruksjoner for bestilte oppdrag

  Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

• Formidle meldinger til folk

  Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

• Kommunisere via telefon

  Etablere kontakt via telefon ved å utføre og svare på anrop på en betimelig, profesjonell og høflig måte.

• Lage utkast til bedrifts-e-poster

  Forberede, sette sammen og skrive e-poster med tilstrekkelig informasjon og et egnet språk for å foreta intern eller ekstern kommunikasjon.

• Administrere personellagenda

  Planlegge og bekrefte avtaler for personalet på kontoret, hovedsakelig ledere og personer i administrasjonen, med eksterne parter.

Source: Sisyphus ODB