Yrke kontorsjef

Kontorsjefer fører tilsyn med det administrative arbeidet som kontorarbeiderne har fått i oppdrag å utføre, i ulike typer organisasjoner eller foreninger. De utfører detaljstyring og opprettholder god oversikt over administrative prosesser som for eksempel kontroll av korrespondanse, design av arkiveringssystemer, gjennomgåelse og godkjenning av leveranserekvireringer, tilordning og overvåking av kontorfunksjoner. De rapporterer til ledere innenfor samme avdeling eller til generelle ledere, avhengig av størrelsen på selskapet.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Foretaksom / Konvensjonell

Kunnskap

• Kontorprogramvare

  Kjennetegn ved og virkemåte i dataprogrammer for kontoroppgaver, f.eks. tekstbehandling, regneark, presentasjon, e-post og database.

• Kostnadsstyring

  Planlegge, overvåke og justere kostnader og inntekter for en virksomhet for å oppnå kostnadseffektivitet og kapasitet.

Ferdigheter

• Utføre kontorarbeid

  Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

• Gjennomføre forbedringer for arbeidsaktiviteter

  Gi anbefalinger for å forbedre arbeidsaktiviteter.

• Bruke ulike kommunikasjonskanaler

  Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

• Administrere medarbeidere

  Administrere ansatte og underordnede som jobber i team eller selvstendig, for å oppnå størst mulig ytelse og bidrag. Planlegge deres arbeid og aktiviteter, gi instrukser, motivere og lede arbeidstakerne mot å nå selskapets mål. Overvåke og måle hvordan den ansatte påtar seg sitt ansvar, samt hvor godt disse aktivitetene gjennomføres. Identifisere forbedringsområder og fremsette forslag om hvordan dette kan oppnås. Lede en gruppe mennesker for å hjelpe dem med å nå mål og opprettholde en effektiv arbeidsrelasjon blant de ansatte.

• Analysere personellkapasitet

  Evaluere og identifisere personellkapasitet, nærmere bestemt antall, ferdigheter, resultatinntekter og overskudd.

• Administrere kontorapparatskrav

  Sørge for at man har de apparatene som trengs for problemfri drift på kontorer og forretningsanlegg. Forberede apparater, for eksempel kommunikasjonsenheter, datamaskiner, fakser og kopimaskiner.

• Delegere aktiviteter

  Delegere aktiviteter og oppgaver til andre i henhold til evne, forberedelse, kompetanse og rettslig omfang. Sørge for at folk forstår hva de skal gjøre, og når de skal gjøre det.

• Skape et arbeidsmiljø med kontinuerlig forbedring

  Samarbeide med ledelsen om praksis for kontinuerlig forbedring, forebyggende vedlikehold. Rette oppmerksomheten mot problemløsing og teamarbeidsprinsipper.

• Gi instruksjoner til personell

  Gi instruksjoner til underordnede ved hjelp av ulike kommunikasjonsteknikker. Justere kommunikasjonsstilen ut fra målgruppen med sikte på å formidle instruksjoner som planlagt.

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Implementere virksomhetsstyring

  Anvende et sett med prinsipper og mekanismer som en organisasjon styres og ledes etter, angi prosedyrer for informasjon, kontrollflyt og beslutningsprosesser, fordele rettigheter og ansvar mellom avdelinger og enkeltpersoner, fastsette selskapsmål og overvåke og evaluere handlinger og resultater.

• Skrive arbeidsrelaterte rapporter

  Skrive arbeidsrelaterte rapporter som støtter effektiv administrering av forhold og en høy standard for dokumentasjon og journalføring. Skrive og fremlegge resultater og konklusjoner på en klar og forståelig måte, slik at de er forståelige for et publikum av ikke-eksperter.

• Administrere kontoranleggssystemer

  Administrere og vedlikeholde kontorsystemer som trengs til daglig drift av kontoret, som systemer for intern kommunikasjon, programvare som brukes i selskapet, og kontorets nettverk.

• Styre administrative systemer

  Sikre at administrative systemer, prosesser og databaser forvaltes på en god og effektiv måte og gir godt grunnlag for samarbeid med administrasjonen.

• Administrere kontormateriell

  Følge med på, analysere og sørge for at nødvendig kontorrekvisita finnes i tilstrekkelige mengder til å holde driften i gang.

Source: Sisyphus ODB