Yrke arrangementassistent

Arrangementassistenter implementerer og følger planer som er spesifisert av arrangementsjefer og -planleggere. De spesialiserer seg i en del av planleggingen, enten koordinering av catering, transport eller fasilitetene.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Foretaksom / Konvensjonell

Ferdigheter

• Organisere fasiliteter på stedet

  Sørge for at nødvendige daglige fasiliteter er tilgjengelige for besøkende, leverandører, foredragsholdere og allmennheten. Sikre rutiner for resepsjons-, parkerings-, toalett-, catering- og overnattingsfasiliteter.

• Skaffe arrangementstillatelser

  Innhente alle tillatelser som er rettslig nødvendige for å organisere et arrangement eller en utstilling, f.eks. ved å kontakte brann- eller helsevesen. Sørge for at mat kan serveres trygt og i samsvar med alle lovfestede krav.

• Organisere registrering av arrangementsdeltakere

  Organisere den offisielle registreringen av arrangementsdeltakere.

• Føre arrangementsregistre

  Føre registre over alle administrative sider av en kommende begivenhet, herunder opplysninger om finansielle detaljer.

• Møte tidsfrister

  Sørge for at operative prosesser blir utført til et tidspunkt som er avtalt på forhånd.

• Gjennomgå arrangementsregninger

  Sjekke arrangementsregninger og foreta betalingene.

• Prøve å oppnå arrangementspublisitet

  Designe reklame- og PR-kampanjer for hendelser eller utstillinger. Tiltrekke sponsorer.

• Promotere arrangement

  Skape interesse for et arrangement gjennom promotering som annonsering eller utdeling av flyere.

• Koordinere catering

  Kontakte cateringselskaper og innhente pristilbud fra forskjellige tilbydere for å finne den mest egnede cateringleverandøren for arrangementet. Arrangere og godkjenne kontrakter som avtales med cateringselskapet for ytelse av tjenestene.

• Administrere arrangementsstrukturinstallasjon

  Planlegge og overvåke montering av strukturer som scener, tilkobling til strømnettet, belysnings- og projeksjonsutstyr. Passe på at de ansatte jobber i henhold til kundens krav og sikkerhetsforskrifter.

• Konferere med arrangementspersonell

  Kommunisere med personell på et valgt arrangementssted for å koordinere detaljer.

• Overvåke arrangementsaktiviteter

  Overvåke arrangementsaktiviteter for å sikre at lover og forskrifter blir fulgt, passe på at deltakerne blir fornøyde, og løse problemer som måtte oppstå.

• Behandle instruksjoner for bestilte oppdrag

  Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

• Forhandle kontrakter med arrangementsleverandører

  Forhandle frem kontrakter med tjenesteleverandører om et kommende arrangement, for eksempel hoteller, konferansesentre og foredragsholdere.

• Velge arrangementsleverandører

  Vurdere og velge ut de rette leverandørene av de rette tjenestene i henhold til kundens spesifikke krav.

• Arrangere spesielle begivenheter

  Organisere de nødvendige forberedelser for catering ved spesielle begivenheter som konferanser, store fester eller banketter.

Source: Sisyphus ODB