Yrke arkivassistent

Arkivassistenter er ansvarlige for å føre journal for et selskap og administrere skjemaer og informasjon. De organiserer og henter dokumenter ved behov, og sikrer et effektivt arbeidssystem.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Realistisk

Kunnskap

• Informasjonskonfidensialitet

  Mekanismene og regelverket som gjør det mulig med selektiv tilgangskontroll og garanti for at bare autoriserte parter (personer, prosesser, systemer og enheter) har tilgang til data, måten konfidensiell informasjon overholdes på og risikoen ved manglende overholdelse.

Ferdigheter

• Forenkle tilgang til informasjon

  Forberede dokumenter for arkivering; sørge for at informasjonen lett kan nås til enhver tid.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

• Respektere databeskyttelsesprinsipper

  Sørge for at tilgang til personlige eller institusjonelle data samsvarer med den juridiske og etiske rammen som regulerer slik tilgang.

• Fylle ut skjemaer

  Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

• Arkivere dokumenter

  Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

• Ivareta åpenhet om informasjon

  Sikre at nødvendige eller etterspurte opplysninger oppgis klart og fullstendig, uten å tilbakeholde informasjon eksplisitt, til offentligheten eller anmodende parter.

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Utføre kontorarbeid

  Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

• Sikre forsvarlig dokumenthåndtering

  Garantere at standarder og regler for registrering og sporing for dokumentstyring er fulgt, for eksempel ved å sikre at endringer blir identifisert, at dokumentene er leselige, og at utdaterte dokumenter ikke brukes.

• Utføre registeradministrering

  Administrere livssyklusen til registre for institusjoner, enkeltpersoner, bedriftsenheter, samlinger og muntlig historie.

• Føre oppgaveregistre

  Organisere og klassifisere registre over utarbeidede rapporter og korrespondanse knyttet til det utførte arbeidet og dokumentasjon på fremdriften til oppgaver.

Source: Sisyphus ODB