Yrke administrativ assistent

Administrative assistenter utfører administrativ støtte og kontorstøtte for ledere. De utfører en rekke ulike oppgaver, for eksempel å svare på telefoner, ta imot og henvise besøkende, bestille kontorutstyr, sørge for et velfungerende kontor og sikre at utstyr og apparater fungerer som de skal.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Foretaksom

Kunnskap

• Selskapsretningslinjer

  Reglr som gjelder for selskapets virksomhet.

Ferdigheter

• Håndtere post

  Håndtere post i tråd med krav til personvern, HMS-krav og spesifikasjoner for forskjellige typer post.

• Sikre forsvarlig dokumenthåndtering

  Garantere at standarder og regler for registrering og sporing for dokumentstyring er fulgt, for eksempel ved å sikre at endringer blir identifisert, at dokumentene er leselige, og at utdaterte dokumenter ikke brukes.

• Lage utkast til bedrifts-e-poster

  Forberede, sette sammen og skrive e-poster med tilstrekkelig informasjon og et egnet språk for å foreta intern eller ekstern kommunikasjon.

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Utføre rutinemessige kontoraktiviteter

  Programmere, forberede og utføre aktiviteter som er pålagt utført på daglig basis ved kontorer, som post, motta forsyninger, oppdatere ledere og arbeidstakere og sørge for at driften fungerer som den skal.

• Fylle ut skjemaer

  Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

• Bruke Microsoft Office

  Ha evne til å jobbe med standardprogrammene i Microsoft Office på et kapabelt nivå. Lage et dokument og gjøre grunnleggende formatering, sette inn sideskift, lage topp- eller bunntekst, og sette inn grafikk, lage automatisk genererte innholdsfortegnelser og flette skjemabokstaver fra en database med adresser (vanligvis i Excel). Lage regneark med automatiske beregninger, lage bilder og sortere og filtre datatabeller.

• Organisere fasiliteter for kontorpersonell

  Administrere bestilling av konferanser og møter av intern eller ekstern art. Undersøke priser og bestille reiser eller overnatting for kontorpersonell.

• Formidle generell selskapsinformasjon

  Svare på spørsmål, løse tvilstilfeller og forespørsler som gjelder generell institusjonell informasjon og selskapsinformasjon, som regelverk, forskrifter og rutiner. Bidra med informasjon til både ansatte og publikum.

• Arkivere dokumenter

  Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

• Formidle meldinger til folk

  Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

• Utføre virksomhetsforskning

  Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

• Utføre og vedlikeholde lovpålagt bokføring

  Vedlikeholde lovpålagt bokføring i selskapet med relevant informasjon om styremedlemmer og sekretærer, styremedlemmers interesser og aksjonærregisteret.

• Formidle intern kommunikasjon

  Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

• Føre oppgaveregistre

  Organisere og klassifisere registre over utarbeidede rapporter og korrespondanse knyttet til det utførte arbeidet og dokumentasjon på fremdriften til oppgaver.

Source: Sisyphus ODB