Yrke administrasjonssekretær

Administrasjonssekretærer er avanserte administrative fagfolk som arbeider med ledere på toppnivå eller i internasjonale fasiliteter i ulike bransjer. De organiserer møter, organiserer og vedlikeholder filer, arrangerer reiser, lærer opp ansatte, kommuniserer på andre språk og administrerer den daglige driften på kontoret.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Sosial

Kunnskap

• Selskapsretningslinjer

  Reglr som gjelder for selskapets virksomhet.

Ferdigheter

• Formidle tidsplaner til de involverte personene

  Formidle relevant tidsplaninformasjon. Legge frem tidsplanen til de berørte personene, og underrette dem om eventuelle endringer i tidsplanen. Godkjenne tidsplanene og bekrefte at alle har forstått informasjonen som er sendt til dem.

• Lage utkast til bedrifts-e-poster

  Forberede, sette sammen og skrive e-poster med tilstrekkelig informasjon og et egnet språk for å foreta intern eller ekstern kommunikasjon.

• Organisere reisearrangementer for personell

  Planlegge alt i forbindelse med forretningsreiser, inkludert utarbeiding av tidsplaner og bestilling av transport, middager og overnatting.

• Koordinere arrangementer

  Lede arrangementer ved å ta seg av budsjett, logistikk, arrangementsstøtte, sikkerhet, beredskapsplaner og oppfølging.

• Utføre kontorarbeid

  Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

• Utføre virksomhetsforskning

  Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

• Bruke ulike kommunikasjonskanaler

  Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Føre aksjonærregister

  Føre et nøyaktig register over aksjonærer og overvåke endringer i aksjeeierskapet til selskapet.

• Oversette søkeord til fullstendige tekster

  Lage utkast til e-post, brev og andre skriftlige dokumenter på grunnlag av nøkkelord eller nøkkelbegreper som skisserer innholdet. Velge riktig format og språkstil i henhold til dokumenttypen.

• Overholde taushetsplikt

  Overholde reglene som definerer taushetsplikt for opplysninger, unntatt overfor andre godkjente personer.

• Administrere personellagenda

  Planlegge og bekrefte avtaler for personalet på kontoret, hovedsakelig ledere og personer i administrasjonen, med eksterne parter.

• Planlegge møter

  Avtale og planlegge profesjonelle møter eller møter for kunder eller ledere.

• Bygge forretningsrelasjoner

  Etablere en positiv, langsiktig relasjon mellom organisasjoner og interesserte tredjeparter, for eksempel leverandører, distributører, aksjeeiere og andre interessenter, for å underrette dem om organisasjonen og dens mål.

• Behandle instruksjoner for bestilte oppdrag

  Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

• Administrere kontoranleggssystemer

  Administrere og vedlikeholde kontorsystemer som trengs til daglig drift av kontoret, som systemer for intern kommunikasjon, programvare som brukes i selskapet, og kontorets nettverk.

• Samarbeide med ledere

  Samarbeide med ledere for andre avdelinger for å sikre effektiv service og kommunikasjon, dvs. om salg, planlegging, innkjøp, handel, distribusjon og tekniske saker.

• Formidle meldinger til folk

  Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

• Anvende retningslinjer for informasjonssikkerhet

  Implementere retningslinjer, metoder og forskrifter for data- og informasjonssikkerhet for å overholde konfidensialitets-, integritets- og tilgjengelighetsprinsippene.

Source: Sisyphus ODB