Yrke administrasjonsassistent

Administrasjonassistenter utfører ulike typer jobber, vanligvis under generelt tilsyn. De utfører administrative oppgaver og støtter ledere for å sikre at hele avdelingen fungerer godt.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Foretaksom

Kunnskap

• Selskapsretningslinjer

  Reglr som gjelder for selskapets virksomhet.

Ferdigheter

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Skrive arbeidsrelaterte rapporter

  Skrive arbeidsrelaterte rapporter som støtter effektiv administrering av forhold og en høy standard for dokumentasjon og journalføring. Skrive og fremlegge resultater og konklusjoner på en klar og forståelig måte, slik at de er forståelige for et publikum av ikke-eksperter.

• Behandle instruksjoner for bestilte oppdrag

  Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

• Bygge forretningsrelasjoner

  Etablere en positiv, langsiktig relasjon mellom organisasjoner og interesserte tredjeparter, for eksempel leverandører, distributører, aksjeeiere og andre interessenter, for å underrette dem om organisasjonen og dens mål.

• Vedlikeholde interne kommunikasjonssystemer

  Vedlikeholde et effektivt internt kommunikasjonssystem mellom ansatte og avdelingsledelsen.

• Formidle meldinger til folk

  Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

• Koordinere arrangementer

  Lede arrangementer ved å ta seg av budsjett, logistikk, arrangementsstøtte, sikkerhet, beredskapsplaner og oppfølging.

• Lage utkast til bedrifts-e-poster

  Forberede, sette sammen og skrive e-poster med tilstrekkelig informasjon og et egnet språk for å foreta intern eller ekstern kommunikasjon.

• Støtte ledere

  Tilby ledere og direktører støtte og løsninger som svar på deres forretningsmessige behov og anmodninger når det gjelder forretningsdrift eller den daglige virksomheten i en bedriftsenhet.

• Samarbeide med ledere

  Samarbeide med ledere for andre avdelinger for å sikre effektiv service og kommunikasjon, dvs. om salg, planlegging, innkjøp, handel, distribusjon og tekniske saker.

• Samarbeide med styremedlemmer

  Rapportere til ledelsen, styret og komiteer i en organisasjon.

• Formidle intern kommunikasjon

  Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

• Utføre kontorarbeid

  Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

• Bruke ulike kommunikasjonskanaler

  Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

• Planlegge møter

  Avtale og planlegge profesjonelle møter eller møter for kunder eller ledere.

• Utføre virksomhetsforskning

  Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

Source: Sisyphus ODB