Beroep executive assistant

Directiesecretarissen zijn geavanceerde administratieve professionals die werken voor de top van een onderneming of in de kantoren van internationale bedrijven in diverse industrieën. Zij organiseren vergaderingen, organiseren en onderhouden dossiers, regelen reizen, leiden personeelsleden op, communiceren in andere talen en beheren de dagelijkse werkzaamheden van het kantoor.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Sociaal

Taken executive assistant

• Beantwoordt de telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
• Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
• Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
• Leest en analyseert inkomende memo's, voorstellen en rapporten om het belang vast te stellen en om de verspreiding ervan te plannen.
• Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc, bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
• Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
• Beheert agenda's van leidinggevenden.
• Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten voor leidinggevenden.
• Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten (bijv. commissie en bestuursbijeenkomsten), woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
• Zoekt informatie en stelt deze samen voor leidinggevenden.
• Voert algemene administratieve taken uit, zoals het bestellen van benodigdheden, serveren van drankjes en het rapporteren van defecte kantoorapparatuur.
• Geeft leiding aan andere kantoormedewerkers en delegeert werk naar hen.

Gerelateerde beroepen secretariaat

• Bestuurssecretaresse
• Juridisch secretaresse
• Medische secretaresse of receptioniste
• Notulist
• Office manager
• Project-secretaresse
• Secretaresse
• Secretaresse - PA
• Secretaresse, anders
• Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

• Ondernemingsbeleid

  De regels die van toepassing zijn op de activiteiten van een bedrijf.

Vaardigheden

• Reisarrangementen voor personeel organiseren

  Alle regelingen treffen voor zakenreizen, met inbegrip van het opstellen van dienstregelingen en het boeken van reserveringen, diners en accommodatie.

• Administratieve taken uitvoeren

  Het uitvoeren van administratieve taken zoals het archiveren, het typen van rapporten en het onderhouden van postcorrespondentie.

• Personeelsagenda beheren

  Plannen en bevestigen van afspraken voor het personeel van het kantoor, voornamelijk managers en leidinggevende werknemers, met externe partijen.

• Register van aandeelhouders bijhouden

  Een nauwkeurig register van aandeelhouders bijhouden en wijzigingen in het aandelenbezit van het bedrijf monitoren.

• Berichten aan mensen doorgeven

  Ontvangen, verwerken en doorgeven van berichten aan mensen die afkomstig zijn van telefoongesprekken, faxberichten, post en e-mails.

• Instructies voor opdrachten verwerken

  Instructies voor het proces, meestal mondeling, die worden verstrekt door de beheerders en de richtlijnen inzake de te verrichten handelingen. Nota nemen, onderzoek doen en actie ondernemen op basis van de gevraagde verzoeken.

• Zakelijke e-mails opstellen

  E-mails voorbereiden, opstellen en schrijven met de juiste informatie en een geschikt taalgebruik om interne en externe mededelingen te doen.

• Verschillende communicatiekanalen gebruiken

  Gebruik maken van verschillende soorten communicatiekanalen zoals verbale, handgeschreven, digitale en telefooncommunicatie, met als doel ideeën of informatie uit te werken en uit te wisselen.

• Kantoorfaciliteitensystemen beheren

  Het beheer en de werking van de verschillende kantoorsystemen die nodig zijn voor de goede en dagelijkse werking van de kantoren, zoals interne communicatiesystemen, software van gemeenschappelijk gebruik binnen de onderneming en kantoornetwerken, behouden en onderhouden.

• Vergaderingen regelen

  Professionele afspraken of bijeenkomsten regelen en plannen voor cliënten of leidinggevenden.

• Vertrouwelijkheid in acht nemen

  Zich houden aan de reeks voorschriften voor de geheimhouding van informatie, behalve aan een andere gemachtigde persoon.

• Beleid voor informatiebeveiliging toepassen

  Het beleid, methoden en voorschriften voor de beveiliging van gegevens en informatie toepassen, teneinde de beginselen van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te eerbiedigen.

• Kantoorsystemen gebruiken

  Passend en tijdig gebruik maken van de in bedrijfsfaciliteiten gebruikte kantoorsystemen, afhankelijk van het doel, of het nu voor het verzamelen van berichten, het opslaan van gegevens over cliënten of de planning van de agenda is. Dit omvat het beheer van systemen zoals klantenrelatiebeheer, vendor management, opslag en voicemail systemen.

• Omgaan met managers

  Omgaan met managers van andere afdelingen om een effectieve service en communicatie te waarborgen, d.w.z. verkoop, planning, inkoop, handel, distributie en techniek.

• Bedrijfsonderzoek voeren

  Zoeken en verzamelen van informatie die relevant is voor de ontwikkeling van ondernemingen op verschillende gebieden, gaande van juridische, boekhoudkundige en financiële aard tot commerciële aangelegenheden.

• Zakenrelaties aangaan

  Een positieve langdurige relatie tot stand brengen tussen organisaties en geïnteresseerde derde partijen zoals leveranciers, distributeurs, aandeelhouders en andere belanghebbenden om hen te informeren over de organisatie en haar doelstellingen.

• Evenementen organiseren

  Evenementen leiden door het beheer van het budget, de logistiek, de evenementondersteuning, de beveiliging, de noodplannen en de follow-up.

• Planningen meedelen aan betrokken personen

  Relevante planningsinformatie overbrengen. De planning aan de betrokken personen voorleggen en hen informeren over eventuele wijzigingen in de planning. De planningen goedkeuren en controleren of iedereen de naar hen verzonden informatie heeft begrepen.

• Kernwoorden omzetten in volledige teksten

  E-mails, brieven en andere schriftelijke documenten ontwerpen op basis van trefwoorden of sleutelbegrippen waarin de inhoud wordt geschetst. De indeling en de taal kiezen volgens het soort document.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB