Professione assistente di ufficio
Gli assistenti di ufficio hanno il compito di svolgere mansioni amministrative e impiegatizie all’interno di un ufficio e sostengono le operazioni aziendali all’interno di un dipartimento. Assistono tutto il personale amministrativo, i segretari e gli assistenti smistando la posta, compilando moduli e documenti, rispondendo alle telefonate, accogliendo i clienti, fissando appuntamenti e servendo bevande.
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Tipo di personalità
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Al testProfessioni correlate attività impiegatizia
- Addetto agli ordini
- Addetto al supporto per la compilazione di moduli
- Addetto all'archivio
- Addetto alla fatturazione
- Addetto alla pianificazione dell'approvvigionamento di materiali
- Addetto alla programmazione degli ordini
- Altra attività impiegatizia di supporto
- Direttore dell'ufficio amministrativo
- Direttore mutui
- Impiegato addetto agli acquisti
- Impiegato addetto agli approvvigionamenti
- Impiegato addetto ai crediti
- Impiegato addetto ai nuovi clienti
- Impiegato addetto alla codifica
- Impiegato addetto alla pesatura
- Impiegato addetto alla pianificazione del processo produttivo
- Impiegato addetto alle spedizioni/spedizioniere
- Impiegato assicurativo
- Impiegato di segretaria
- Impiegato fatturista
- Impiegato nel settore della mediazione
- Impiegato nell'area statistica
- Impiegato settore marketing
- Impiegato studio commercialista
- Impiegato ufficio personale
- Impiegato ufficio stipendi
- Supervisore di primo livello del personale impiegatizio
- Supporto alle vendite (backup office)
Conoscenze
- Riservatezza delle informazioni
I meccanismi e i regolamenti che consentono un controllo selettivo dell’accesso e assicurano che solo i soggetti autorizzati (persone, processi, sistemi e dispositivi) abbiano accesso ai dati, il modo in cui assicurare il rispetto delle informazioni riservate e i rischi di non conformità.
- Politiche aziendali
L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.
Competenze
- Applicare le regole di grammatica e ortografia
Applicare le regole di ortografia e di grammatica e garantire la coerenza in tutti i testi.
- Utilizzare i sistemi per ufficio
Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.
- Gestire la posta
Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.
- Facilitare l’accesso alle informazioni
Preparare documenti per l’archiviazione; garantire che le informazioni possano essere facilmente accessibili in qualsiasi momento.
- Compilare i moduli
Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.
- Instradare la corrispondenza ai vari reparti aziendali
Classificare la corrispondenza in arrivo, selezionare la corrispondenza e i pacchetti prioritari e distribuirli nei vari reparti della società.
- Organizzare le strutture per il personale d’ufficio
Gestire il calendario delle prenotazioni per le conferenze e le riunioni di natura interna o esterna. Promuovere e prenotare viaggi o alloggi per il personale dell’ufficio.
- Svolgere le regolari attività di ufficio
Programmare, preparare e svolgere le attività necessarie che devono essere svolte ogni giorno negli uffici come l’invio di posta, la ricezione di forniture, l’aggiornamento dei dirigenti e dei dipendenti e il corretto svolgimento delle operazioni.
- Diffondere le comunicazioni interne
Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.
- Organizzare i documenti aziendali
Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.
- Consegnare la corrispondenza
Distribuire corrispondenza, giornali, pacchetti e messaggi privati alla clientela.
- Trasferire i messaggi alle persone
Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.
- Preparare la corrispondenza per i clienti
Selezionare, preparare e inviare la corrispondenza ai clienti informandoli di fatture in sospeso, comunicazioni di merchandising, lettere di scusa o messaggi di auguri.
- Elaborare le istruzioni impartite
Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.
- Allineare il contenuto alla forma
Allineare la forma e il contenuto per garantire che siano compatibili.
- Archiviare i documenti
Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.
- Gestire pacchi e consegne
Amministrare i pacchetti consegnati e garantire che tutti raggiungano la destinazione in tempo.
- Protocollare la corrispondenza
Selezionare la corrispondenza e allegare i dati precedenti o i file della corrispondenza inviata con le e-mail in arrivo.
- Utilizzare canali di comunicazione diversi
Utilizzare diversi tipi di canali di comunicazione, quali la comunicazione orale, scritta, digitale e telefonica, allo scopo di costruire e condividere idee o informazioni.
- Comunicare con i clienti
Rispondere e comunicare con i clienti nel modo più efficiente e appropriato per consentire loro di accedere ai prodotti o servizi desiderati o a qualsiasi altro tipo di aiuto da questi richiesto.
- Comunicare tramite telefono
Tenere i contatti per telefono effettuando e ricevendo chiamate in modo tempestivo, professionale e cortese.
- Elaborare i dati
Inserire le informazioni in un sistema di archiviazione e recupero dei dati mediante processi quali la scansione, l’inserimento manuale dei dati o il trasferimento elettronico di dati al fine di elaborare grandi quantità di dati.
Source: Sisyphus ODB