Professione assistente di ufficio

Gli assistenti di ufficio hanno il compito di svolgere mansioni amministrative e impiegatizie all’interno di un ufficio e sostengono le operazioni aziendali all’interno di un dipartimento. Assistono tutto il personale amministrativo, i segretari e gli assistenti smistando la posta, compilando moduli e documenti, rispondendo alle telefonate, accogliendo i clienti, fissando appuntamenti e servendo bevande.

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Tipo di personalità

• Convenzionale / Sociale

Professioni correlate attività impiegatizia

• Addetto agli ordini
• Addetto al supporto per la compilazione di moduli
• Addetto all'archivio
• Addetto alla fatturazione
• Addetto alla pianificazione dell'approvvigionamento di materiali
• Addetto alla programmazione degli ordini
• Altra attività impiegatizia di supporto
• Direttore dell'ufficio amministrativo
• Direttore mutui
• Impiegato addetto agli acquisti
• Impiegato addetto agli approvvigionamenti
• Impiegato addetto ai crediti
• Impiegato addetto ai nuovi clienti
• Impiegato addetto alla codifica
• Impiegato addetto alla pesatura
• Impiegato addetto alla pianificazione del processo produttivo
• Impiegato addetto alle spedizioni/spedizioniere
• Impiegato assicurativo
• Impiegato di segretaria
• Impiegato fatturista
• Impiegato nel settore della mediazione
• Impiegato nell'area statistica
• Impiegato settore marketing
• Impiegato studio commercialista
• Impiegato ufficio personale
• Impiegato ufficio stipendi
• Supervisore di primo livello del personale impiegatizio
• Supporto alle vendite (backup office)

Conoscenze

• Riservatezza delle informazioni

  I meccanismi e i regolamenti che consentono un controllo selettivo dell’accesso e assicurano che solo i soggetti autorizzati (persone, processi, sistemi e dispositivi) abbiano accesso ai dati, il modo in cui assicurare il rispetto delle informazioni riservate e i rischi di non conformità.

• Politiche aziendali

  L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

Competenze

• Applicare le regole di grammatica e ortografia

  Applicare le regole di ortografia e di grammatica e garantire la coerenza in tutti i testi.

• Utilizzare i sistemi per ufficio

  Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.

• Gestire la posta

  Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.

• Facilitare l’accesso alle informazioni

  Preparare documenti per l’archiviazione; garantire che le informazioni possano essere facilmente accessibili in qualsiasi momento.

• Compilare i moduli

  Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.

• Instradare la corrispondenza ai vari reparti aziendali

  Classificare la corrispondenza in arrivo, selezionare la corrispondenza e i pacchetti prioritari e distribuirli nei vari reparti della società.

• Organizzare le strutture per il personale d’ufficio

  Gestire il calendario delle prenotazioni per le conferenze e le riunioni di natura interna o esterna. Promuovere e prenotare viaggi o alloggi per il personale dell’ufficio.

• Svolgere le regolari attività di ufficio

  Programmare, preparare e svolgere le attività necessarie che devono essere svolte ogni giorno negli uffici come l’invio di posta, la ricezione di forniture, l’aggiornamento dei dirigenti e dei dipendenti e il corretto svolgimento delle operazioni.

• Diffondere le comunicazioni interne

  Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

• Organizzare i documenti aziendali

  Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.

• Consegnare la corrispondenza

  Distribuire corrispondenza, giornali, pacchetti e messaggi privati alla clientela.

• Trasferire i messaggi alle persone

  Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

• Preparare la corrispondenza per i clienti

  Selezionare, preparare e inviare la corrispondenza ai clienti informandoli di fatture in sospeso, comunicazioni di merchandising, lettere di scusa o messaggi di auguri.

• Elaborare le istruzioni impartite

  Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.

• Allineare il contenuto alla forma

  Allineare la forma e il contenuto per garantire che siano compatibili.

• Archiviare i documenti

  Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.

• Gestire pacchi e consegne

  Amministrare i pacchetti consegnati e garantire che tutti raggiungano la destinazione in tempo.

• Protocollare la corrispondenza

  Selezionare la corrispondenza e allegare i dati precedenti o i file della corrispondenza inviata con le e-mail in arrivo.

• Utilizzare canali di comunicazione diversi

  Utilizzare diversi tipi di canali di comunicazione, quali la comunicazione orale, scritta, digitale e telefonica, allo scopo di costruire e condividere idee o informazioni.

• Comunicare con i clienti

  Rispondere e comunicare con i clienti nel modo più efficiente e appropriato per consentire loro di accedere ai prodotti o servizi desiderati o a qualsiasi altro tipo di aiuto da questi richiesto.

• Comunicare tramite telefono

  Tenere i contatti per telefono effettuando e ricevendo chiamate in modo tempestivo, professionale e cortese.

• Elaborare i dati

  Inserire le informazioni in un sistema di archiviazione e recupero dei dati mediante processi quali la scansione, l’inserimento manuale dei dati o il trasferimento elettronico di dati al fine di elaborare grandi quantità di dati.

Source: Sisyphus ODB