Métier employé de bureau / employée de bureau

Les employés/employées de bureau sont responsables de l’exécution des tâches administratives dans un bureau et apportent un soutien aux opérations commerciales au sein d’un service. Ils/Elles assistent l’ensemble du personnel administratif, les secrétaires et les assistants en triant le courrier, en classant des formulaires et des documents, en répondant au téléphone, en accueillant les clients, en planifiant des réunions et en servant des boissons.

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Types de personnalités

• Conventionnel / Social

Métiers connexes employé

• Agent de fret
• Agent de planning
• Aide bibliothécaire
• Aide comptable
• Aide-comptable
• Autres employés de bureau
• Employé à la gestion de crédits
• Employé administratif
• Employé au service achats
• Employé au service commandes
• Employé commercial
• Employé d'assurances
• Employé de facturation
• Employé de gestion des stocks
• Employé de pesage
• Employé de secrétariat
• Employé de service du personnel
• Employé de service mercatique
• Employé de service paye
• Employé préposé à la main courante
• Employé statisticien
• Préparateur de crédit
• Préposé à la planification des commandes
• Préposé à la planification des stocks d'équipements
• Préposé au courtage
• Préposé au service d'aide au remplissage des formulaires
• Responsable d'équipe administrative
• Responsable de services généraux

Connaissances

• Politiques d'entreprise

  L’ensemble des règles qui régissent l’activité d’une entreprise.

• Confidentialité de l’information

  Les mécanismes et réglementations qui permettent un contrôle d’accès sélectif et garantissent que seules les parties autorisées (personnes, processus, systèmes et dispositifs) ont accès aux données, la manière de se conformer aux informations confidentielles et les risques de non-conformité.

Aptitudes

• Appliquer les règles de grammaire et d'orthographe

  Appliquer les règles orthographiques et grammaticales et assurer la cohérence des textes.

• Communiquer avec des clients

  Répondre aux clients et communiquer avec les clients de la manière la plus efficace et la plus appropriée pour leur permettre d’accéder aux produits ou services souhaités, ou à toute autre aide dont ils peuvent avoir besoin.

• Gérer le courrier

  Gérer le courrier en tenant compte des questions de protection des données, des exigences en matière de santé et de sécurité et des spécifications de différents types de courrier.

• Aligner un contenu et une forme

  Aligner une forme et un contenu pour s’assurer qu’ils s’assemblent.

• Exécuter des instructions commandées

  Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.

• Rediriger du courrier vers différents services

  Classer la correspondance reçue, sélectionner les courriers et les colis prioritaires et les distribuer dans les différents services de l'entreprise.

• Utiliser différents moyens de communication

  Utiliser différents types de canaux de communication, tels que la communication verbale, écrite, numérique et téléphonique, dans le but de construire et de partager des idées ou des informations.

• Organiser des installations pour le personnel de bureau

  Gérer le calendrier des réservations pour les conférences et les réunions de nature interne ou externe. Faire le tour du marché et réserver les moyens de déplacement ou l’hébergement du personnel de bureau.

• Communiquer des messages aux gens

  Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

• Classer des documents

  Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

• Faciliter l'accès à des informations

  Préparer des documents en vue de leur archivage; veiller à ce que les informations soient facilement accessibles à tout moment.

• Diffuser des communications internes

  Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

• Gérer les colis et livraisons

  Administrer les colis livrés et veiller à ce qu'ils arrivent tous à destination sans retard.

• Classer des documents commerciaux

  Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

• Préparer des correspondances destinées à des clients

  Rédiger, préparer et publier de la correspondance aux clients les informant des factures en suspens, des communications commerciales, des lettres d’excuse, ou des courriers de vœux.

• Communiquer par téléphone

  Assurer une permanence téléphonique en effectuant des appels et en y répondant avec courtoisie, professionnalisme et rapidité.

• Distribuer le courrier

  Distribuer aux clients des courriers, des journaux, des colis et des messages privés.

• Remplir des formulaires

  Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

• Traiter des données

  Encoder des informations dans un système de stockage et de récupération des données par le biais de processus tels que la numérisation, la saisie manuelle ou le transfert électronique de données, afin de traiter de grandes quantités d’informations.

• Tenir des registres de correspondance

  Trier les correspondances et joindre les précédents registres ou dossiers de correspondance aux courriers entrants.

• Assurer des activités administratives de routine

  Programmer, préparer et mener à bien des activités devant être assurées quotidiennement dans des bureaux telles que les envois de courriers, la réception des fournitures, la transmission d’informations actualisées à la direction et au personnel et le bon déroulement des opérations.

• Utiliser des systèmes bureautiques

  Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB