Métier coordonnateur du bureau préposé / coordonnatrice du bureau préposée

Les coordonnateurs du bureau préposés supervisent les travaux administratifs que les employés de bureau sont chargés de réaliser dans différents types d’organisations ou d’associations. Ils assurent la microgestion et surveillent de près des processus administratifs tels que le contrôle de la correspondance, la conception des systèmes d’archivage, l’examen et l’approbation des demandes de délivrance, l’attribution et le suivi des fonctions de bureau. Ils rendent compte à des gestionnaires au sein du même service ou à des directeurs généraux d’entreprises, en fonction de leur taille.

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Types de personnalités

• Entreprenant / Conventionnel

Métiers connexes secrétariat

• Assistant de direction
• Assistante de direction
• Autres secrétaires
• Secrétaire
• Secrétaire d'équipe ou de service
• Secrétaire de projet
• Secrétaire juridique
• Secrétaire médicale
• Sténotypiste

Connaissances

• Gestion des coûts

  Le processus de planification, de suivi et d’ajustement des dépenses et des recettes d’une entreprise afin de parvenir à la rentabilité et à la capacité opérationnelle.

• Logiciels de bureautique

  Les caractéristiques et le fonctionnement des logiciels pour des tâches de bureau telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul, la présentation, le courrier électronique et la base de données.

Aptitudes

• Déléguer des tâches

  Déléguer des activités et des tâches à des tiers, en fonction de la capacité, du niveau de préparation, de la compétence et de la portée juridique de la pratique. Veiller à ce que les personnes comprennent ce qu’elles devraient faire et quand elles devraient le faire.

• Mettre en œuvre la gouvernance d’entreprise

  Appliquer un ensemble de principes et mécanismes de gestion et de direction d’une organisation, définir des procédures d’information, contrôler le débit et la prise de décisions, répartir les droits et les responsabilités entre les départements et les personnes, fixer des objectifs d’entreprise et assurer le suivi et l’évaluation des actions et des résultats.

• Rédiger des rapports sur le travail

  Rédiger des rapports liés au travail qui soutiennent une gestion efficace des relations et un niveau élevé de documentation et de conservation des documents. Rédiger et présenter les résultats et les conclusions de manière claire et intelligible pour les non-spécialistes.

• Créer une ambiance de travail favorisant l’amélioration continue

  Travailler selon des pratiques de gestion telles que l’amélioration continue et la maintenance préventive. Prêter attention aux principes de résolution des problèmes et de travail d’équipe.

• Gérer des besoins en articles de papeterie

  Surveiller, analyser et fournir des articles de papeterie suffisants et nécessaires au bon déroulement des opérations des infrastructures commerciales.

• Effectuer des tâches administratives

  Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la rédaction de rapports et les correspondances par courrier.

• Gérer des systèmes bureautiques

  Assurer la gestion et le bon fonctionnement des différents systèmes bureautiques nécessaires au fonctionnement harmonieux et quotidien des équipements de bureau tels que les systèmes de communication interne, les logiciels communs à l’intérieur de l’entreprise et les réseaux bureautiques.

• Optimiser des tâches de travail

  Formuler des recommandations sur les améliorations à apporter aux tâches de travail

• Gérer des systèmes administratifs

  Veiller à ce que les systèmes, processus et bases de données administratifs soient efficaces et bien gérés et qu’ils permettent de travailler avec les directeurs/le personnel/les professionnels administratifs.

• Utiliser différents moyens de communication

  Utiliser différents types de canaux de communication, tels que la communication verbale, écrite, numérique et téléphonique, dans le but de construire et de partager des idées ou des informations.

• Donner des instructions au personnel

  Donner des instructions aux subordonnés en recourant à diverses techniques de communication. Adapter le style de communication au public cible afin de transmettre les instructions.

• Gérer le personnel

  Gérer les employés et le personnel subalterne, travaillant en équipe ou individuellement, afin d’optimiser leurs performances et leur contribution. Programmer leur mission et leurs activités, donner des instructions, motiver et diriger les travailleurs pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Contrôler et mesurer la manière dont l'employé assume ses responsabilités et la bonne exécution de ces activités. Identifier les domaines à améliorer et émettre des suggestions pour y parvenir. Diriger un groupe de personnes afin de les aider à atteindre leurs objectifs et maintenir une relation de travail efficace entre les membres du personnel.

• Gérer des besoins en équipements de bureau

  Vérifier, analyser et fournir les équipements nécessaires dans les bureaux et les installations pour le bon déroulement des opérations. Préparer des équipements, tels que des dispositifs de communication, des ordinateurs, des télécopieurs et des photocopieurs.

• Analyser les capacités du personnel

  Évaluer et identifier les lacunes inhérentes au personnel en matière d’effectif, de compétences, de recettes et d’excédents.

• Utiliser des systèmes bureautiques

  Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB