Métier classeur-archiviste / classeuse-archiviste

Les employés administratifs archivent des courriers, dossiers, factures et autres enregistrements, par ordre alphabétique ou numérique ou en fonction du système de classement de l'entreprise. Ils localisent immédiatement les pièces utiles et les sortent à la demande.

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Types de personnalités

• Conventionnel / Réaliste

Tâches classeur-archiviste/classeuse-archiviste

• Archive les pièces utiles (documents, courriers, données médicales ou autres enregistrements?), dans des dossiers ou sur support informatique.
• Complète les dossiers et crée de nouveaux enregistrements en cas de besoin.
• Rassemble toutes les pièces qu'il importe d'enregistrer, issues par exemple de différents services ou de différents salariés.
• Examine les informations entrantes pour déterminer quand et où il importe de les classer ou archiver.
• Extrait ou classe l'information en fonction de critères tels que leur contenu, leur objectif, les besoins des utilisateurs, ou un classement chronologique ou alpha-numérique.
• Attribue des numéros ou codes d'identification pour indexer les matériaux avant leur archivage.
• Localise et extrait l'information des fichiers pour répondre aux demandes des utilisateurs légitimes, et reproduit les pièces utiles ou les enregistrements, ou prête les dossiers.
• Repère les pièces manquantes des dossiers pour s'assurer que les emprunteurs les restituent en totalité.
• Organise un archivage des matériaux (dans des fichiers, boîtes, ou par archivage électronique) selon la classification adoptée et le mode de repérage de l'information.
• Sort des fichiers les informations devenues inutiles, en fonction d'une périodicité définie.
• Réalise des tâches administratives telles que de la frappe, l'affranchissement du courrier, et l'envoi.

Métiers connexes employé

• Agent de fret
• Agent de planning
• Aide bibliothécaire
• Aide comptable
• Aide-comptable
• Autres employés de bureau
• Employé à la gestion de crédits
• Employé au service achats
• Employé au service commandes
• Employé commercial
• Employé d'assurances
• Employé de bureau
• Employé de facturation
• Employé de gestion des stocks
• Employé de pesage
• Employé de secrétariat
• Employé de service du personnel
• Employé de service mercatique
• Employé de service paye
• Employé préposé à la main courante
• Employé statisticien
• Préparateur de crédit
• Préposé à la planification des commandes
• Préposé à la planification des stocks d'équipements
• Préposé au courtage
• Préposé au service d'aide au remplissage des formulaires
• Responsable d'équipe administrative
• Responsable de services généraux

Connaissances

• Confidentialité de l’information

  Les mécanismes et réglementations qui permettent un contrôle d’accès sélectif et garantissent que seules les parties autorisées (personnes, processus, systèmes et dispositifs) ont accès aux données, la manière de se conformer aux informations confidentielles et les risques de non-conformité.

Aptitudes

• Tenir des registres de travaux

  Organiser et classer des registres de rapports établis et la correspondance liée aux travaux exécutés et à l’état d’avancement des tâches.

• Gérer la documentation de manière adéquate

  Garantir que les normes et règles de suivi et d’enregistrement relatives à la gestion des documents sont respectées, notamment en veillant à ce que les modifications soient identifiées, que les documents restent lisibles et que les documents obsolètes ne soient pas utilisés.

• Respecter les principes de protection des données

  Veiller à ce que l’accès aux données personnelles ou institutionnelles soit conforme au cadre juridique et déontologique régissant cet accès.

• Classer des documents

  Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

• Effectuer des tâches administratives

  Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la rédaction de rapports et les correspondances par courrier.

• Classer des documents commerciaux

  Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

• Garantir la transparence d'informations

  Veiller à ce que les informations requises ou demandées soient fournies de manière claire et complète, d’une manière qui ne dissimule pas explicitement les informations, au public ou aux parties requérantes.

• Faciliter l'accès à des informations

  Préparer des documents en vue de leur archivage; veiller à ce que les informations soient facilement accessibles à tout moment.

• Effectuer la gestion des dossiers

  Gérer le cycle de vie d’archives fournies par des institutions, des personnes physiques, des personnes morales, et issues de collections et de témoignages historiques oraux.

• Utiliser des systèmes bureautiques

  Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

• Remplir des formulaires

  Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB