Métier assistant en organisation d’évènements / assistante en organisation d’évènements

L’assistant en organisation d’événements met en œuvre et suit les plans détaillés par les gestionnaires d’événements et les responsables de la planification. Ils sont spécialisés dans une partie de la planification soit de la coordination de la restauration, du transport, soit des installations.

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Types de personnalités

Aptitudes

  • Sélectionner des organisateurs d'évènements

    Évaluer et sélectionner les prestataires adaptés aux services demandés, en fonction des exigences spécifiques du client.

  • Gérer la publicité d'un évènement

    Concevoir des campagnes publicitaires pour des événements ou des expositions à venir; attirer des sponsors.

  • Discuter avec le personnel d'un évènement

    Communiquer avec les membres du personnel d’un événement choisi pour coordonner les détails.

  • Organiser des évènements spéciaux

    Organiser les préparatifs nécessaires de la restauration lors d’événements spéciaux, comme les conférences, les grandes réceptions ou les banquets.

  • Examiner les factures d’un événement

    Vérifier les factures d’un événement et procéder aux paiements.

  • Organiser les commodités sur place

    Veiller à ce que les équipements nécessaires quotidiennement soient fournis aux visiteurs, aux vendeurs, aux exposants et au public en général, et à ce qu’ils fonctionnent correctement. Assurer la fourniture de services d’accueil, de stationnement, de toilettes, de restauration et d’hébergement.

  • Coordonner la fourniture d’un service de restauration collective

    Contacter les sociétés de restauration collective et comparer les prix de différents prestataires afin de trouver la solution la plus adéquate pour la manifestation. Organiser et conclure des contrats avec les restaurateurs en vue de la prestation du service.

  • Négocier des contrats avec des prestataires événementiels

    Négocier des contrats avec des prestataires de services tels que les hôtels, les centres de congrès et les orateurs pour un événement à venir.

  • Surveiller les activités d’un évènement

    Surveiller les activités d’un événement afin de s’assurer du respect des règlements et des lois, veiller à la satisfaction des participants et résoudre les éventuels problèmes.

  • Exécuter des instructions commandées

    Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.

  • Obtenir des autorisations pour un événement

    Obtenir toutes les autorisations qui sont légalement nécessaires pour organiser un événement ou une exposition, par exemple en prenant contact avec le service incendie ou le service de santé. Veiller à ce que les denrées alimentaires puissent être servies en toute sécurité et conformément à toutes les exigences légales.

  • Promouvoir un évènement

    Susciter l’intérêt pour un événement en menant des actions de promotion, telles que la publication d’annonces ou la distribution de prospectus.

  • Gérer l’installation d’une structure événementielle

    Planifier et surveiller l’assemblage des structures telles que les scènes, le raccordement au réseau électrique, l’éclairage et les équipements de projection. S’assurer que les employés travaillent conformément aux exigences du client et aux règles de sécurité.

  • Respecter des délais

    Veiller à ce que les processus opérationnels soient menés à bien à une date précédemment convenue.

  • Tenir des registres d’évènements

    Consigner tous les aspects administratifs d’un événement à venir, y compris les détails financiers.

  • Organiser l'inscription de participants à un événement

    Organiser l’enregistrement officiel des participants à un événement.

Connaissances et aptitudes facultatives

prendre contact avec des intervenants pour des événements communiquer avec des cadres créer des menus pour des événements particuliers assurer la liaison avec des autorités locales rendre visite à des fournisseurs identifier les exigences des clients traiter les demandes de réservation gérer des budgets organiser des installations pour le personnel de bureau planifier des services de restauration collective négocier des conditions d'achat gestion de projets assurer la liaison avec les commanditaires de l'événement identifier les fournisseurs gérer les hébergements transports et activités communiquer avec les hôtels compagnies d’autocars restaurants inspecter les installations d'un évènement assurer la liaison avec les entreprises de transport préparer des devis se mettre en relation avec des agences de publicité organiser les déplacements du personnel

Source: Sisyphus ODB