Profesión recepcionista

Los recepcionistas reciben y guían a los visitantes y las llamadas telefónicas, contestan a preguntas y facilitan información básica sobre el establecimiento.

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Tipos de personalidades

• Convencional / Emprendedor

Tareas recepcionista

• Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza y el objetivo de su visita y guiar hacia las personas o destinos correspondientes.
• Registrar los datos de los visitantes y emitir pases de seguridad si fuera necesario.
• Responder, filtrar y pasar llamadas y toman mensajes.
• Ocuparse de las preguntas, por ejemplo, facilitando información básica o folletos sobre el establecimiento y registrar los detalles de las preguntas.
• Atender y resolver quejas, por ejemplo, de los clientes o del público.
• Realizar reservas, concertar citas y mantener los calendarios de citas.
• Recibir pagos y archivar los recibos.
• Mantener el área de recepción, servir refrescos y cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad del empleador.
• Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo como son la lectura de pruebas, el tratamiento de textos, la gestión del correo, las tareas bancarias, el archivado y mantenimiento de registros de pagos, facturas, hojas de balance y otros documentos.
• Comunicarse con otras personas del establecimiento, por ejemplo, para intercambiar información de importancia.

Ocupaciones afines recepción, teléfono

• Operador de centralita telefónica
• Telefonista

Conocimientos

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

• Servicio al cliente

  Procesos y principios relacionados con el consumidor, el cliente, el usuario del servicio y los servicios personales; pueden incluir procedimientos para evaluar la satisfacción del cliente o usuario del servicio.

Capacidades

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

• Transmitir instrucciones verbalmente

  Comunicar instrucciones claras. Velar por que los mensajes se entiendan y se sigan correctamente.

• Comunicarse con los clientes

  Responder a los clientes y comunicarse con ellos de la manera más eficaz y adecuada para que puedan acceder a los productos o servicios deseados, o para ofrecerles cualquier otra ayuda que puedan necesitar.

• Comunicarse por teléfono

  Comunicarse por teléfono haciendo y respondiendo llamadas de forma oportuna, profesional y educada.

• Respetar las directrices de la organización

  Respetar las normas y directrices específicas de la organización o departamento. Comprender los motivos de la organización y los consensos y actuar en consecuencia.

• Llevar libros diarios

  Mantener los libros diarios requeridos de acuerdo con la práctica y en los formatos establecidos.

• Recibir a huéspedes

  Dar la bienvenida a los huéspedes de manera cordial en un lugar determinado.

• Gestionar citas

  Aceptar, programar y cancelar citas.

• Difundir comunicaciones internas

  Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

• Utilizar Microsoft Office

  Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.

• Organizar la recepción

  Tener cuidado de organizar y mantener la zona de recepción en buen estado para dar buena impresión a los huéspedes y visitantes a su llegada.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB