Profesión director de departamento de administración / directora de departamento de administración

Los directores de departamento de administración supervisan el trabajo administrativo que se encarga a los empleados en diversos tipos de organizaciones o asociaciones. Llevan a cabo una microgestión y mantienen una visión estrecha de los procesos administrativos, como el control de la correspondencia, el diseño de sistemas de archivo, la revisión y la aprobación de las requisiciones, la asignación y el control de las funciones administrativas. Informan a los gestores de un mismo departamento o a directivos de empresas en función de su tamaño.

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Tipos de personalidades

• Emprendedor / Convencional

Ocupaciones afines secretaría

• Asistente personal
• Otros secretarios
• Secretario
• Secretario administrativo
• Secretario de actas
• Secretario de equipo o departamento
• Secretario de proyectos
• Secretario ejecutivo
• Secretario legal
• Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

• Programas de ofimática

  Las características y el funcionamiento de programas de software para tareas de oficina, como tratamiento de textos, hojas de cálculo, presentación, correo electrónico y bases de datos.

• Gestión de costes

  El proceso de planificación, seguimiento y ajuste de los gastos e ingresos de una empresa para lograr una mayor rentabilidad y capacidad para asumir costes.

Capacidades

• Preparar informes sobre asuntos relacionados con el trabajo

  Elaborar informes relacionados con el trabajo que respalden la gestión efectiva de las relaciones y un elevado nivel de documentación y mantenimiento de registros. Redactar y presentar resultados y conclusiones de manera clara e inteligible, de modo que resulten comprensibles para un público no especializado.

• Gestionar sistemas administrativos

  Mantener la gestión y la capacidad de servicio de los diversos sistemas administrativos necesarios para el funcionamiento fluido y diario de las instalaciones administrativas, como sistemas de comunicación interna, software de uso común en la empresa y redes de la oficina.

• Aplicar gobernanza empresarial

  Aplicar un conjunto de principios y mecanismos mediante los cuales se gestiona y dirige una organización, establecer procedimientos de información, controle el flujo y la toma de decisiones, distribuir derechos y responsabilidades entre departamentos y personas, establecer objetivos empresariales y supervisar y evaluar las acciones y los resultados.

• Crear un ambiente laboral que favorezca una continua mejora

  Trabajar con prácticas de gestión como la continua mejora y el mantenimiento preventivo. Prestar atención a los principios de resolución de problemas y al trabajo en equipo.

• Dar instrucciones al personal

  Dar instrucciones a los subordinados utilizando diversas técnicas de comunicación. Ajustar el estilo de comunicación al público destinatario para transmitir las instrucciones según lo previsto.

• Delegar actividades

  Delegar actividades y tareas a otras personas en función de la capacidad, el nivel de preparación, la competencia y el ámbito jurídico de la práctica. Asegurarse de que las personas entienden lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo.

• Realizar tareas administrativas

  Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

• Gestionar la demanda de artículos de papelería

  Observar, analizar y proporcionar artículos de papelería suficientes y necesarios para que las instalaciones comerciales funcionen sin problemas.

• Gestionar sistemas administrativos

  Garantizar que los sistemas, procesos y bases de datos administrativos son eficientes, están bien gestionados y proporcionan una base sólida para trabajar con el responsable/personal/profesional administrativo.

• Gestionar recursos humanos

  Gestionar empleados y subordinados, que trabajen en equipo o individualmente, para maximizar su rendimiento y su contribución. Programar su trabajo y actividades, dé instrucciones, motive y dirija a los trabajadores para que cumplan los objetivos de la empresa. Supervisar y cuantificar la manera en que el empleado asume sus responsabilidades y la manera en que se ejecutan estas actividades. Identificar los ámbitos susceptibles de mejora y haga sugerencias para lograrlo. Dirigir un grupo de personas para ayudarles a alcanzar los objetivos y mantenga una relación de trabajo eficaz entre el personal.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Analizar la capacidad del personal

  Evaluar e identificar las carencias de personal en cuanto a cantidad, competencias, ingresos por rendimiento y excedentes.

• Gestionar la demanda de equipos para oficina

  Observar, analizar y proporcionar los dispositivos necesarios en las oficinas e instalaciones empresariales para un funcionamiento fluido de las operaciones. Preparar aparatos tales como dispositivos de comunicación, ordenadores, faxes y fotocopiadoras.

• Utilizar distintos métodos de comunicación

  Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

• Realizar mejoras en actividades laborales

  Formular recomendaciones para mejorar las actividades laborales.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB