Profesión asistente de dirección

Los secretarios ejecutivos prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al personal de oficina de nivel inferior.

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Tipos de personalidades

• Convencional / Social

Tareas asistente de dirección

• Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
• Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
• Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
• Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los informes para determinar su importancia y planificar su reparto.
• Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
• Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
• Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
• Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales para los ejecutivos.
• Preparar el orden del día y hacen preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
• Realizar búsquedas de información y recopilarla para los ejecutivos.
• Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros, servir refrescos e informar sobre equipos de oficina que no funcionen.
• Supervisar a otros trabajadores de la oficina y delegar trabajo en ellos.

Ocupaciones afines secretaría

• Asistente personal
• Jefe de oficina
• Otros secretarios
• Secretario
• Secretario administrativo
• Secretario de actas
• Secretario de equipo o departamento
• Secretario de proyectos
• Secretario legal
• Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

• Coordinar preparativos de viaje para personal

  Planificar todos los trámites relativos a viajes de negocios, incluida la preparación de la programación y la reserva del transporte, las comidas y el alojamiento.

• Gestionar sistemas administrativos

  Mantener la gestión y la capacidad de servicio de los diversos sistemas administrativos necesarios para el funcionamiento fluido y diario de las instalaciones administrativas, como sistemas de comunicación interna, software de uso común en la empresa y redes de la oficina.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Mantener la confidencialidad

  Observar el conjunto de normas por las que se establece la no divulgación de información, excepto a otra persona autorizada.

• Llevar un registro de los accionistas

  Mantener un registro preciso de los accionistas y realizar un seguimiento de los cambios en la participación accionarial de la empresa.

• Organizar reuniones

  Establecer y programar citas o reuniones profesionales para clientes o superiores.

• Gestionar la agenda personal

  Programar y confirmar citas para el personal de la oficina, en su mayoría gestores y directivos, con partes externas.

• Realizar tareas administrativas

  Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

• Redactar correos electrónicos corporativos

  Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

• Utilizar distintos métodos de comunicación

  Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

• Convertir palabras clave en un texto completo

  Redactar correos electrónicos, cartas y otros documentos escritos a partir de palabras o conceptos clave que esbozan el contenido. Elegir el formato y el estilo lingüístico adecuados según el tipo de documento.

• Comunicarse con los jefes y directivos

  Actuar de enlace con los gerentes de otros departamentos para garantizar un servicio y una comunicación eficaces: ventas, planificación, compras, comercio, distribución y asistencia técnica.

• Coordinar eventos

  Dirigir eventos mediante la gestión del presupuesto, la logística, el apoyo al evento, la seguridad, los planes de emergencia y el seguimiento.

• Comunicar la programación a los interesados

  Transmitir la información pertinente en materia de programación. Presentar la programación a los interesados e infórmeles de cualquier cambio en la programación. Aprobar las programaciones y verificar que todas las personas han comprendido la información que les ha sido enviada.

• Desarrollar relaciones comerciales

  Establecer una relación positiva y a largo plazo entre las organizaciones y los terceros interesados, como proveedores, distribuidores, accionistas y otros actores principales, con el fin de informarles de la organización y sus objetivos.

• Realizar investigación empresarial

  Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

• Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

  Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

• Aplicar políticas de seguridad de la información

  Aplicar políticas, métodos y reglamentos relativos a la seguridad de los datos y la información con el fin de respetar los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB