Profession sekretær

Sekretærer udfører en række administrative opgaver for at få organisationen til at fungere uden problemer. De besvarer telefonopkald, udarbejder og sender e-mails, holder kalendere, arrangerer aftaler, modtager meddelelser, arkiverer dokumenter, organiserer og servicerer møder og forvalter databaser.

Vil du vide, hvilken form for karriere og hvilke professioner der passer bedst til dig? Tag vores gratis Holland-kode-karrieretest, og find ud af det.

Personlighedstype

• Konventionel / Foretagsom

Relaterede professioner sekretær

• Administrativ sekretær
• Advokatsekretær
• Anden sekretær
• Direktionssekretær
• Hold- eller afdelingssekretær
• Kontorchef
• Lægesekretær eller -receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekretær
• Protokolsekretær

Viden

• Virksomhedspolitikker

  Regelsæt, der gælder for et selskabs aktiviteter.

Færdigheder

• Udfylde formularer

  Udfylde forskellige formularer med nøjagtige oplysninger, en læselig skrift og inden for en rimelig frist.

• Udarbejde e-mails for virksomheden

  Udarbejde, samle og skrive e-mail med de nødvendige oplysninger og et egnet sprog til intern kommunikation eller ekstern kommunikation.

• Bruge Microsoft Office

  Være i stand til at arbejde med de standardprogrammer, der er indeholdt i Microsoft Office, på et kompetent niveau. Oprette et dokument og foretage grundlæggende formatering, indsætte sideskift, oprette sidehoved og sidefod, indsætte grafik, oprette automatisk genererede indholdsfortegnelser og overføre brevformularer fra en adressedatabase (som regel i Excel). Oprette regneark med automatisk beregning, oprette billeder og sortere og filtrere datatabeller.

• Arkivere dokumenter

  Oprette et registreringssystem. Udarbejde et katalog over dokumenter. Etikettere dokumenter m.v.

• Formidle tidsplaner til de berørte personer

  Formidle relevante oplysninger om tidsplaner. Fremlægge tidsplanen for de berørte personer og informere dem om eventuelle ændringer i tidsplanen. Godkende planerne og kontrollere, at alle har forstået de oplysninger, de har fået tilsendt.

• Administrere medarbejderes aftaler

  Tidsplanlægge og bekræfte aftaler for kontorets personale, hovedsagelig direktører og ledende medarbejdere, med eksterne parter.

• Formidle intern kommunikation

  Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

• Håndtere post

  Håndtere post under hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål, sundheds- og sikkerhedskrav og specifikationer for forskellige former for post.

• Formidle meddelelser til personer

  Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sammensætte dokumenter, der kommer fra en fotokopieringsmaskine, posten eller den daglige drift i en virksomhed.

• Behandle angivne instrukser

  Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

• Vedligeholde interne kommunikationssystemer

  Opretholde et effektivt internt kommunikationssystem blandt medarbejdere og afdelingsledere.

• Overvåge personalefravær

  Sørge for at få et overblik over medarbejdernes ferier, sygeorlov og orlov, registrere disse på dagsordenen og arkivere de nødvendige dokumenter og attester.

• Kommunikere via telefonen

  Holde kontakt via telefon ved at foretage og besvare opkald på en rettidig, professionel og høflig måde.

• Føre opgavefortegnelser

  Tilrettelægge og klassificere fortegnelser over udarbejdede rapporter og korrespondance vedrørende udført arbejde samt statusopgørelser over opgaver.

• Organisere faciliteter til kontorpersonale

  Administrere reservationsplanen for konferencer og møder af intern eller ekstern art. Undersøge og reservere rejser eller logi til kontorpersonale.

• Løse rutineopgaver på kontor

  Programlægge, forberede og løse opgaver, der skal udføres dagligt på kontorer, som f.eks. afsendelse af post, modtagelse af forsyninger, opdatering af ledere og medarbejdere, og drift uden problemer.

Source: Sisyphus ODB