Profession kontormedarbejder

Kontormedarbejdere er ansvarlige for at udføre kontorarbejde og administrative opgaver i et kontormiljø og understøtter forretningsgangen inden for en afdeling. De bistår alle administrative medarbejdere, sekretærer og assistenter ved at sortere post, arkivere formularer og dokumenter, besvare telefonopkald, modtage kunder, planlægge møder og servere drikkevarer.

Vil du vide, hvilken form for karriere og hvilke professioner der passer bedst til dig? Tag vores gratis Holland-kode-karrieretest, og find ud af det.

Personlighedstype

• Konventionel / Social

Relaterede professioner kontorassistent

• Anden kontorassistent
• Arkiveringsassistent
• Assistent for afvejning
• Assistent for formularudfyldning
• Assistent for nye konti
• Bestillingsassistent
• Bogholderassistent
• Chef for administrationsafdeling
• Faktureringsassistent
• Forsikringsassistent
• Fragtassistent
• Indkøbsassistent
• Kodningsassistent
• Kreditassistent
• Lønningsassistent
• Marketingsassistent
• Materialeplanlægningsassistent
• Mæglerassistent
• Ordreplanlægningsassistent
• Øverste tilsynsførende for kontorassistenter
• Pakhusarbejder
• Pantassistent
• Personaleassistent
• Produktionsplanlægningsassistent
• Regningskontorist
• Salgsassistent
• Sekretærassistent
• Statistikassistent

Viden

• Virksomhedspolitikker

  Regelsæt, der gælder for et selskabs aktiviteter.

• Oplysningers fortrolighed

  De mekanismer og forskrifter, der giver mulighed for selektiv adgangskontrol, og garanterer, at kun godkendte parter (personer, processer, systemer og udstyr) har adgang til data, metoder til at overholde fortrolige oplysninger og risici for manglende overholdelse.

Færdigheder

• Formidle meddelelser til personer

  Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

• Vedligeholde fortegnelser over korrespondance

  Sortere korrespondance og vedhæfte tidligere optegnelser eller filer med korrespondance med indkommende post.

• Bruge kontorsystemer

  Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

• Arkivere dokumenter

  Oprette et registreringssystem. Udarbejde et katalog over dokumenter. Etikettere dokumenter m.v.

• Videresende korrespondance til afdelinger

  Klassificere indgående korrespondance, vælge prioriteret post og pakker og fordele dem i virksomhedens forskellige afdelinger.

• Håndtere post

  Håndtere post under hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål, sundheds- og sikkerhedskrav og specifikationer for forskellige former for post.

• Behandle data

  Indtaste oplysninger i et datalagrings- og dataudtrækningssystem via processer såsom scanning, manuel indtastning eller elektronisk dataoverførsel med henblik på at behandle store mængder data.

• Kommunikere via telefonen

  Holde kontakt via telefon ved at foretage og besvare opkald på en rettidig, professionel og høflig måde.

• Løse rutineopgaver på kontor

  Programlægge, forberede og løse opgaver, der skal udføres dagligt på kontorer, som f.eks. afsendelse af post, modtagelse af forsyninger, opdatering af ledere og medarbejdere, og drift uden problemer.

• Levere korrespondance

  Omdele breve, aviser, pakker og private meddelelser til kunder.

• Organisere faciliteter til kontorpersonale

  Administrere reservationsplanen for konferencer og møder af intern eller ekstern art. Undersøge og reservere rejser eller logi til kontorpersonale.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sammensætte dokumenter, der kommer fra en fotokopieringsmaskine, posten eller den daglige drift i en virksomhed.

• Formidle intern kommunikation

  Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

• Udarbejde korrespondance for kunder

  Koncipere, forberede og udstede korrespondance til kunder med oplysning om udestående regninger, merchandising eller breve med undskyldninger eller med lykønskninger.

• Håndtere afleverede pakker og leverancer

  Administrere leverede pakker og sikre, at de alle når frem til bestemmelsesstedet i tide.

• Anvende grammatik- og retstavningsregler

  Anvende reglerne for retstavning og grammatik og sikre sammenhæng i tekster.

• Udfylde formularer

  Udfylde forskellige formularer med nøjagtige oplysninger, en læselig skrift og inden for en rimelig frist.

• Kommunikere med kunder

  Besvare og kommunikere med kunderne på den mest effektive og hensigtsmæssige måde for at sætte dem i stand til at få adgang til de ønskede produkter eller tjenester eller til enhver anden form for hjælp, de måtte ønske.

• Bruge forskellige kommunikationskanaler

  Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

• Behandle angivne instrukser

  Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

• Tilpasse indhold til form

  Tilpasse form og indhold for at sikre, at de passer sammen.

• Fremme adgang til oplysninger

  Klargøre dokumenter til arkivering, sikre, at der let kan opnås adgang til oplysninger til enhver tid.

Source: Sisyphus ODB