Profession direktionssekretær

Direktionssekretærer er højtstående administrativt personale, der arbejder med topledere eller i internationale faciliteter i forskellige brancher. De tilrettelægger møder, arrangerer og vedligeholder arkiver, arrangerer rejser, uddanner medarbejdere, kommunikerer på fremmedsprog og forvalter kontorets daglige drift.

Vil du vide, hvilken form for karriere og hvilke professioner der passer bedst til dig? Tag vores gratis Holland-kode-karrieretest, og find ud af det.

Personlighedstype

• Konventionel / Social

Relaterede professioner sekretær

• Administrativ sekretær
• Advokatsekretær
• Anden sekretær
• Hold- eller afdelingssekretær
• Kontorchef
• Lægesekretær eller -receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekretær
• Protokolsekretær
• Sekretær (almen)

Viden

• Virksomhedspolitikker

  Regelsæt, der gælder for et selskabs aktiviteter.

Færdigheder

• Udføre kontoropgaver

  Udføre administrative opgaver såsom arkivere, maskinskrive rapporter og opretholde korrespondance.

• Aftale møder

  Fastsætte og planlægge professionelle aftaler og møder for kunder eller overordnede.

• Udarbejde e-mails for virksomheden

  Udarbejde, samle og skrive e-mail med de nødvendige oplysninger og et egnet sprog til intern kommunikation eller ekstern kommunikation.

• Formidle tidsplaner til de berørte personer

  Formidle relevante oplysninger om tidsplaner. Fremlægge tidsplanen for de berørte personer og informere dem om eventuelle ændringer i tidsplanen. Godkende planerne og kontrollere, at alle har forstået de oplysninger, de har fået tilsendt.

• Anvende informationssikkerhedspolitikker

  Gennemføre politikker, metoder og bestemmelser vedrørende data- og informationssikkerhed for at respektere principperne om fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

• Etablere forretningsforbindelser

  Etablere et positivt, langsigtet forhold mellem organisationer og interesserede tredjeparter såsom leverandører, distributører, aktionærer og andre interessenter for at informere dem om organisationen og dens mål.

• Håndtere kontorsystemer

  Håndtere de forskellige kontorsystemer, der er nødvendige for en problemfri daglig drift af kontorfaciliteter, såsom interne kommunikationssystemer, software til fælles brug inden for virksomheden og kontorer, og sørge for, at de serviceres.

• Formidle meddelelser til personer

  Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

• Bruge forskellige kommunikationskanaler

  Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

• Føre register over aktionærer

  Føre et nøjagtigt register over aktionærer og føre tilsyn med ændringer i ejerskabet af selskabet.

• Behandle angivne instrukser

  Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

• Samarbejde med ledere

  Samarbejde med ledere i andre afdelinger med henblik på at sikre effektiv service og kommunikation, dvs. salg, planlægning, indkøb, handel, distribution og teknik.

• Bevare fortrolighed

  Overholde de regler, der gælder for videregivelse af oplysninger, bortset fra til en anden bemyndiget person.

• Administrere medarbejderes aftaler

  Tidsplanlægge og bekræfte aftaler for kontorets personale, hovedsagelig direktører og ledende medarbejdere, med eksterne parter.

• Bruge kontorsystemer

  Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

• Udføre forretningsundersøgelser

  Søge og indsamle oplysninger, der er relevante for udviklingen af virksomheder på forskellige områder, som spænder fra jura, regnskab, finans til kommercielle spørgsmål.

• Organisere personalerejser

  Planlægge alle arrangementer til forretningsrejser, herunder planlægning og reservation af transport, middage og indkvartering.

• Koordinere arrangementer

  Lede arrangementer ved at styre budget, logistik, support til arrangement, sikkerhed, beredskabsplaner og opfølgning.

• Oversætte nøgleord til fuldtekst

  Lave udkast til e-mails, breve og andre skriftlige dokumenter på grundlag af nøgleord eller nøglebegreber, der beskriver indholdet. Vælge det rigtige format og sprog i overensstemmelse med dokumenttypen.

Source: Sisyphus ODB