Beruf Vorstandsassistent / Vorstandsassistentin

Sekretäre/Sekretärinnen der Geschäftsführung leisten administrative Unterstützung auf höchster Ebene für Führungskräfte, indem sie Informationsanforderungen erfüllen und Büroarbeiten leisten, Korrespondenz bearbeiten, Gäste empfangen, Treffen arrangieren und Termine verwalten. Sie beaufsichtigen möglicherweise auch Büroangestellte auf niedrigerer Ebene.

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Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Sozial

Aufgaben vorstandsassistent/vorstandsassistentin

• Beantworten, filtern und leiten Telefonanrufe weiter, nehmen Mitteilungen entgegen und behandeln Anfragen und Anforderungen.
• Begrüssen Besucher/innen und leiten diese zu den entsprechenden Personen.
• Öffnen, sortieren und verteilen eingehende Korrespondenz, einschliesslich Faxe und E-Mails, fertigen Antworten an zu Korrespondenz, die Routineanfragen beinhaltet.
• Lesen und analysieren eingehende Notizen, Eingaben und Berichte, um deren Bedeutung zu bestimmen und deren Verteilung zu planen.
• Fertigen Korrespondenz, Notizen, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente von Manuskripten, handgeschriebenen Vorlagen, Maschinendiktaten usw. z. B. mit Computern mit verschiedenen Softwarepaketen.
• Archivieren und rufen Dokumente, Korrespondenz, Notizen und Berichte ab, und legen Ablagesysteme an.
• Managen und führen die Termine von Führungskräften.
• Organisieren Reisearrangements, geschäftliche Reiseverläufe, Konferenzen und gesellschaftliche Veranstaltungen.
• Erstellen Tagesordnungen und machen Arrangements für Geschäftstermine (z. B. Komitee- und Vorstandssitzungen), nehmen an Meetings teil und führen Protokoll.
• Nehmen Informationssuche vor und stellen Informationen für Führungskräfte zusammen.
• Leisten generellen Büroaufgaben wie Vorräte bestellen, Erfrischungen servieren und berichten über nicht funktionierende Büroeinrichtungen.
• Beaufsichtigen andere Büroangestellte und delegieren Arbeit an diese.

Verwandte Berufe sekretär/in

• Arzthelfer/in oder Sprechstundenhilfe
• Persönliche/r Assistent/in
• Projektassistent/in
• Protokollführer/in
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Sekretär/Sekretärin
• Sekretariatsmitarbeiter/in
• Sonstige Sekretariatsarbeiten
• Teamassistent/in oder Abteilungssekretär/in
• Verwaltungssekretär/in

Wissen

• Unternehmensrichtlinien

  Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

Fertigkeiten

• Büroarbeiten ausführen

  Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

• Terminkalender für Personal verwalten

  Planen und Bestätigen von Terminen des Büropersonals, insbesondere von Managern und Führungskräften, mit externen Parteien.

• Geschäftsbezogene Forschung betreiben

  Recherchieren und Zusammenstellen von Informationen in den verschiedensten Bereichen, von Recht, Buchhaltung und Finanzen bis hin zu Handelsangelegenheiten, die für die Entwicklung von Unternehmen relevant sind.

• Erteilte Anweisungen bearbeiten

  Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

• Informationssicherheitsstrategien anwenden

  Umsetzen von Strategien, Methoden und Vorschriften für die Daten- und Informationssicherheit zur Wahrung der Grundsätze der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.

• Verschiedene Kommunikationskanäle verwenden

  Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle, wie mündlich, handschriftlich, digital und telefonisch, zur Erarbeitung und zum Austausch von Ideen oder Informationen.

• Geschäftsbeziehungen aufbauen

  Aufbau positiver und langfristiger Beziehungen zwischen Unternehmen und interessierten Dritten wie Lieferanten, Händlern, Aktionären und anderen Interessenträgern, die über das Unternehmen und seine Ziele informiert werden sollen.

• Termine vereinbaren

  Festlegung und Planung von beruflichen Terminen oder Treffen für Kunden/Kundinnen oder Vorgesetzte.

• Bürosysteme verwalten

  Verwalten und Warten der verschiedenen Bürosysteme, die für den reibungslosen täglichen Bürobetrieb erforderlich sind, wie interne Kommunikationssysteme, Software für die gemeinsame Nutzung innerhalb des Unternehmens und Büronetzwerke.

• Aktionärsverzeichnis aktuell halten

  Führen eines aktuellen Aktionärsverzeichnisses und Erfassen von Veränderungen bei der Zusammensetzung der Aktionäre.

• Geschäftliche E-Mails entwerfen

  Vorbereiten, Zusammenstellung und Verfassen von E-Mails mit den gebotenen Informationen und einer angemessenen Sprache für die interne oder externe Kommunikation.

• Botschaften an Menschen verbreiten

  Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

• Bürosysteme nutzen

  Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

• Stichwörter in vollständige Texte umsetzen

  Entwerfen von E-Mails, Briefen und weiteren schriftlichen Dokumenten auf der Grundlage von Stichwörtern oder Schlüsselkonzepten, die den Inhalt beschreiben. Auswählen des entsprechenden Formats und Sprachstils für die jeweilige Dokumentart.

• Veranstaltungen koordinieren

  Veranstaltungen leiten, indem Budget, Logistik, Veranstaltungssupport, Sicherheit, Notfallpläne und Folgemaßnahmen koordiniert werden.

• Kontakte zu Managern pflegen

  Pflege von Kontakten zu Leitern anderer Abteilungen, um einen effizienten Service und eine wirksame Kommunikation zu gewährleisten, d. h. zu Verkauf, Planung, Einkauf, Handel, Vertrieb und Technik.

• Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben

  Übermittlung relevanter Informationen zur Zeitplanung. Übermittlung des Zeitplans an die betroffenen Personen und Mitteilung etwaiger Terminänderungen. Genehmigung von Zeitplänen und Überprüfung, dass alle Adressaten die ihnen übermittelten Informationen verstanden haben.

• Vertraulichkeit beachten

  Einhaltung der Vorschriften zur Geheimhaltung von Informationen gegenüber unbefugten Personen.

• Reisevorbereitungen für das Personal treffen

  Planung sämtlicher Vorkehrungen für Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanerstellung und Buchung von Beförderung, Abendessen und Unterkunft.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB