Beruf Veranstaltungsassistent / Veranstaltungsassistentin

Veranstaltungsassistenten setzen Pläne um, die von den Eventmanagern und -planern im Einzelnen erstellt wurden. Sie spezialisieren sich auf einen Teil der Planung, z. B. die Koordinierung der Verpflegung, des Transports oder der Einrichtungen.

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Persönlichkeitstyp

• Unternehmerisch / Traditionell

Fertigkeiten

• Veranstaltungsaktivitäten überwachen

  Überwachen von Veranstaltungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass Vorschriften und Gesetze befolgt werden, Beobachten der Zufriedenheit der Teilnehmer und Lösen etwaiger Probleme.

• Veranstaltungsrechnungen prüfen

  Überprüfen von Veranstaltungsrechnungen und Veranlassen der Zahlungen.

• Aufzeichnungen zu Veranstaltungen führen

  Führen von Aufzeichnungen über alle administrativen Aspekte einer bevorstehenden Veranstaltung einschließlich finanzieller Einzelheiten.

• Erteilte Anweisungen bearbeiten

  Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

• Verpflegung koordinieren

  Kontaktieren von Verpflegungsunternehmen und Prüfen der Angebote verschiedener Anbieter mit dem Ziel, das für die Veranstaltung am besten geeignete Verpflegungsunternehmen zu finden. Organisieren und Aushandeln von Verträgen mit Verpflegungsunternehmen zur Erbringung der Dienstleistung.

• Veranstaltungen promoten

  Wecken von Interesse an einer Veranstaltung mithilfe von Werbemaßnahmen, z. B. die Platzierung von Werbung oder Verteilung von Flyern.

• Sonderveranstaltungen organisieren

  Durchführen der notwendigen Vorbereitungen für das Catering bei Sonderveranstaltungen wie Konferenzen, großen Feiern oder Banketten.

• Vor Ort vorgehaltene, allgemeine Einrichtungen und Dienstleistungen organisieren

  Sicherstellen, dass erforderliche allgemeine Einrichtungen und Dienstleistungen für Besucher, Lieferanten, Aussteller und die Öffentlichkeit vorhanden sind und ordnungsgemäß funktionieren. Sicherstellen, dass ein Empfangsbereich, Parkplätze, Toiletten, Verpflegung und Unterbringungsmöglichkeiten vorhanden sind.

• Genehmigungen für Veranstaltungen beschaffen

  Beschaffung aller rechtlich erforderlichen Genehmigungen für Veranstaltungen oder Ausstellungen, z. B. durch Kontaktaufnahme mit Feuerwehr oder Gesundheitsamt. Sicherstellung, dass Lebensmittel sicher und unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen ausgegeben werden können.

• Die Anmeldung von Teilnehmern/Teilnehmerinnen an einer Veranstaltung organisieren

  Organisieren der offiziellen Anmeldung der Veranstaltungsteilnehmer.

• Verträge mit Veranstaltern ausarbeiten

  Verträge mit Dienstleistungsanbietern für eine bevorstehende Veranstaltung ausarbeiten, z. B. für Hotels, Kongresszentren und Vortragende.

• Aufstellung von Veranstaltungsbauten leiten

  Planen und Beaufsichtigen der Montage verschiedener Aufbauten, wie Bühnen, Stromanschlüsse, Beleuchtung und Projektionsgeräte. Dafür sorgen, dass die Mitarbeiter nach den Anforderungen und Sicherheitsvorschriften des Kunden arbeiten.

• Sich mit Veranstaltungspersonal besprechen

  Kommunikation mit Mitarbeitern eines konkreten Veranstaltungsorts zur Koordinierung der Einzelheiten.

• Veranstalter auswählen

  Bewerten und Auswählen der richtigen Anbieter der richtigen Dienste gemäß den spezifischen Anforderungen des Kunden.

• Fristen einhalten

  Sicherstellen, dass operative Prozesse pünktlich abgeschlossen werden.

• Für Veranstaltungen werben

  Gestaltung von Kampagnen und Werbung für bevorstehende Veranstaltungen oder Ausstellungen; Beschaffung von Sponsoren.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB