Beruf Dokumentationsfachkraft

Registrator/innen archivieren Korrespondenz, Karten, Rechnungen, Belege und andere Akten in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge oder gemäss des eingesetzten Ablagesystems. Sie lokalisieren und entnehmen Material aus der Akte, falls angefordert.

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Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Realistisch

Aufgaben dokumentationsfachkraft

• Legen Akten von Materialien, die archiviert werden an (Dokumente, Korrespondenz, medizinische oder andere Berichte) unter Gebrauch z. B. von Computern oder Logbüchern.
• Fügen neue Materialien zu Akten hinzu und legen neue Akten an, falls notwendig.
• Sammeln relevante Materialien, die archiviert werden sollen, z. B. von Abteilungen und Beschäftigten.
• Prüfen eingehende Materialien um zu bestimmen, wie und wo diese Klassifiziert und abgelegt werden sollen.
• Sortieren oder klassifizieren Informationen entsprechend den Richtlinien wie Inhalt, Zwecke, Nutzerkriterien oder chronologisch, alphabetisch oder numerisch.
• Vergeben und erfassen oder stempeln Identifikationsnummern oder Kodierungen um Material für die Archivierung zu registrieren.
• Finden und rufen Informationen aus Akten ab, zur Beantwortung von Anfragen von autorisierten Benutzern, und leihen, kopieren oder duplizieren Dokumente oder andere Akten, falls erforderlich.
• Verfolgen Materialien, die von Akten entnommen wurden, um sicherzustellen, dass ausgeliehene Akten zurückgegeben werden.
• Organisieren die Ablage von Materialien (z. B. in Aktenschränken, Karteikästen, Speichermedien) gemäss Klassifikationen und Identifikationsinformationen.
• Entnehmen alte Materialien von den Akten, unter Beachtung von vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
• Leisten generelle Büroaufgaben wie schreiben, Büromaschinen bedienen und Post sortieren.

Verwandte Berufe büromitarbeiter/in

• Auftragssachbearbeiter/in
• Ausfüllkraft für Vordrucke
• Bürokaufmann/Bürokauffrau
• Büroleiter/in
• Dipl.-Betriebswirt/in/Dipl.-Kaufmann/-frau (FH)Verwaltungen
• Fachkaufmann/-frau - Personal
• Fachkaufmann/-frau - Vertrieb
• Frachtsachbearbeiter/in
• Kodierer/in
• Kreditsachbearbeiter/in
• Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in
• Mitarbeiter/in Auftragsplanung
• Mitarbeiter/in Einkauf
• Mitarbeiter/in Marketing, Vertriebsmitarbeiter
• Mitarbeiter/in Materialplanung
• Rechnungssachbearbeiter/in
• Sachbearbeiter/in Buchhaltung
• Sachbearbeiter/in fuer neue Konten
• Sachbearbeiter/in Kreditwesen
• Sachbearbeiter/in Lagerhaltung
• Sachbearbeiter/in Maklerbüro
• Sachbearbeiter/in Produktionsplanung
• Sachbearbeiter/in Rechnungswesen
• Sachbearbeiter/in Versicherungswesen
• Sekretariatssachbearbeiter/in
• Sonstige Mitarbeiter zur administrativen Unterstützung
• Statistikauswerter/in
• Wäger/in

Wissen

• Vertraulichkeit von Informationen

  Die Mechanismen und Regelungen, die eine selektive Zugangskontrolle gewährleisten und gewährleisten, dass nur befugte Personen (Personen, Verfahren, Systeme und Geräte) Zugang zu Daten haben, Wege zum korrekten Umgang mit vertraulichen Informationen und Verstoßrisiken.

Fertigkeiten

• Grundsätze des Datenschutzes respektieren

  Sicherstellen, dass der Zugang zu personenbezogenen oder institutionellen Daten den rechtlichen und moralischen Rahmenbedingungen für einen solchen Zugang entspricht.

• Transparenz von Informationen sicherstellen

  Sicherstellen, dass erforderliche oder angefragte Informationen der Öffentlichkeit oder den Fragestellern klar und vollständig vorgelegt werden und dass keine Informationen explizit zurückgehalten werden.

• Büroarbeiten ausführen

  Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

• Die ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sicherstellen

  Sicherstellen, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsstandards und -regeln für das Dokumentenmanagement eingehalten werden, z. B. Gewährleistung, dass Änderungen vermerkt werden, die Dokumente lesbar bleiben und veraltete Dokumente nicht verwendet werden.

• Dokumente archivieren

  Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

• Geschäftsunterlagen ordnen

  Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

• Aufzeichnungen verwalten

  Lebenszyklus der Aufzeichnungen von Institutionen, Einzelpersonen, Einrichtungen, Sammlungen und der mündlichen Geschichte verwalten.

• Aufzeichnungen über Aufgaben führen

  Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.

• Bürosysteme nutzen

  Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

• Zugang zu Informationen ermöglichen

  Vorbereiten von Dokumenten für die Archivierung; Sicherstellen, dass die Informationen jederzeit leicht zugänglich sind.

• Formulare ausfüllen

  Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB