Beruf Büroassistent / Büroassistentin

Büroassistenten übernehmen Büro- und Verwaltungsaufgaben in Büros und unterstützen den Geschäftsbetrieb innerhalb einer Abteilung. Sie gehen allen Verwaltungsbeschäftigten, Sekretariatskräften und Assistenten zur Hand, indem sie Korrespondenz ordnen, Formulare und Dokumente ausfüllen, Telefonanrufe entgegennehmen, Kunden in Empfang nehmen, Sitzungstermine planen und Getränke servieren.

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Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Sozial

Verwandte Berufe büromitarbeiter/in

• Auftragssachbearbeiter/in
• Ausfüllkraft für Vordrucke
• Büroleiter/in
• Dipl.-Betriebswirt/in/Dipl.-Kaufmann/-frau (FH)Verwaltungen
• Fachkaufmann/-frau - Personal
• Fachkaufmann/-frau - Vertrieb
• Frachtsachbearbeiter/in
• Kodierer/in
• Kreditsachbearbeiter/in
• Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in
• Mitarbeiter/in Auftragsplanung
• Mitarbeiter/in Einkauf
• Mitarbeiter/in Marketing, Vertriebsmitarbeiter
• Mitarbeiter/in Materialplanung
• Rechnungssachbearbeiter/in
• Registrator/in
• Sachbearbeiter/in Buchhaltung
• Sachbearbeiter/in fuer neue Konten
• Sachbearbeiter/in Kreditwesen
• Sachbearbeiter/in Lagerhaltung
• Sachbearbeiter/in Maklerbüro
• Sachbearbeiter/in Produktionsplanung
• Sachbearbeiter/in Rechnungswesen
• Sachbearbeiter/in Versicherungswesen
• Sekretariatssachbearbeiter/in
• Sonstige Mitarbeiter zur administrativen Unterstützung
• Statistikauswerter/in
• Wäger/in

Wissen

• Unternehmensrichtlinien

  Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

• Vertraulichkeit von Informationen

  Die Mechanismen und Regelungen, die eine selektive Zugangskontrolle gewährleisten und gewährleisten, dass nur befugte Personen (Personen, Verfahren, Systeme und Geräte) Zugang zu Daten haben, Wege zum korrekten Umgang mit vertraulichen Informationen und Verstoßrisiken.

Fertigkeiten

• Botschaften an Menschen verbreiten

  Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

• Bürosysteme nutzen

  Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

• Routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen

  Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.

• Kundenkorrespondenz erstellen

  Entwerfen, Vorbereiten und Anfertigen von Schreiben an die Kunden/Kundinnen, wie Mahnungen, Werbung, Entschuldigungsschreiben oder Grußmails.

• Inhalt und Form angleichen

  Abstimmung von Form und Inhalt, damit sie zueinander passen.

• Per Telefon kommunizieren

  Kommunikation per Telefon durch rechtzeitiges, professionelles und höfliches Erledigen ein- und ausgehender Anrufe.

• Erteilte Anweisungen bearbeiten

  Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

• Formulare ausfüllen

  Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

• Schriftverkehr an Unternehmensabteilungen weiterleiten

  Sortieren des Posteingangs, Auswahl der vorrangigen Schreiben und Pakete sowie deren Weiterleitung an die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.

• Dokumente archivieren

  Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

• Grammatik- und Rechtschreibregeln anwenden

  Beachtung der Rechtschreib- und Grammatikregeln zur Wahrung der Textkonsistenz.

• Geschäftsunterlagen ordnen

  Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

• Korrespondenz zustellen

  Zustellung von Briefsendungen, Zeitungen, Paketen und privaten Nachrichten an die Kunden.

• Verschiedene Kommunikationskanäle verwenden

  Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle, wie mündlich, handschriftlich, digital und telefonisch, zur Erarbeitung und zum Austausch von Ideen oder Informationen.

• Postsendungen bearbeiten

  Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.

• Zugang zu Informationen ermöglichen

  Vorbereiten von Dokumenten für die Archivierung; Sicherstellen, dass die Informationen jederzeit leicht zugänglich sind.

• Schriftverkehrsunterlagen aktuell halten

  Sortieren des Schriftverkehrs und Verknüpfen früherer Aufzeichnungen oder Dateien mit eingehenden Mails.

• Daten verarbeiten

  Eingabe von Informationen in ein System für die Speicherung und den Abruf von Daten mithilfe von Verfahren wie Scannen, manueller Dateneingabe oder elektronischer Datenübertragung, um große Datenmengen zu verarbeiten.

• Interne Mitteilungen verbreiten

  Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

• Pakete und Lieferungen verarbeiten

  Verwalten zu liefernder Pakete und Sicherstellen, dass sie alle pünktlich zugestellt werden.

• Mit Kunden kommunizieren

  Beantworten von Kundenfragen und Kommunizieren mit den Kunden auf möglichst effiziente und angemessene Weise, damit sie auf die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen oder jede andere Hilfestellung zugreifen können, die sie benötigen.

• Einrichtungen für Büropersonal organisieren

  Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB